2022年6月22日 東京柏葉会役員会議事録

記録:2022年6月22日(緒方)

日  時:2022年6月22日(水) 19:00~20:30
場  所:zoomによるオンライン会議
出席(敬称略):池田、川口、今村、前山、平、八並、古川、中山、中尾、緒方
配布資料:アジェンダ、第30回進行表



1.池田会長より開会挨拶
   1ヶ月先の総会に向けてコロナ感染状況を踏まえ、開催合意の協議をお願いします。
   合意できれば、準備を怠りなくしていくために担当を含めて協議をお願いします。
2.本日時点での開催計画の変更有無確認
  ①コロナ感染状況を踏まえた開催可否の最終判断と合議
    屋外でのマスク無しなど落ち着いている状況で、今後1ヶ月で感染リスクの急激な
    増加は少ないと考えられる。7月23日開催で合意
3.第30回総会の案内状発送状況の確認【議題2で合意】
  ①6月18日の発送作業:事務局メンバー+役員有志  ※1577通発送済み
   ・会場参加受付締め切り:6月末(一次)、7月10日(最終) ※リモート参加7/21予定
   ・封入物:総会案内状(A4版 6P、会長挨拶・東京柏葉会賞報告・年会費/賛助金の
        振込お願い、会務報告・会計報告・会計監査報告・総会議案)、振込用紙、
        返信用ハガキ
  ②案内直後の回答の感触(事務局口頭報告)
    ※6/22現在返信ハガキ、返送無し
    ・理事の参加見通し・・リアル参加、オンライン参加(現時点では不明)
    ・長寿の祝い対象者の参加見通し・・11回生2名位、12回生5~6名の予定、
                     13回生は年次理事に再度確認
    ・来賓・・・佐世保南古賀校長先生出席、馬郡会長出席予定(再確認)

4.第30回総会に向けて準備事項で変更すべき点の確認・協議

【リマインド(変更あれば協議)】

① 総会の基本方針
  『コロナ感染対策を徹底し、感染リスクをできる限り排除(参加される方の安全・
   安心を最優先)』--> 最大限のリスク回避

  基本事項:マスク着用、アルコール消毒、検温、三密回避(人と人の接触機会を減らす)
       飲食(アルコール)無し、開催時間の短縮(2時間以内)、収容人数配慮
       当日体調不良の方の欠席や総会終了後の直帰のお願い
② 開催概要
   ・日時:2022年7月23日(土) 14:00~(2時間以内)
   ・会場:リーガロイヤルホテル 2階 エメラルド
   ・参加人数:想定約50名(1テーブル2名、スクール形式、最大64名まで)
   ・リアル参加料(会費含まず):3,000円(ソフトドリンク・お土産準備、実費徴収)
    ※年会費・賛助金は振り込みが基本(リアル参加者も振込、当日は参加費のみ徴収)
   ・オンラインでも参加可能(参加無料)
   ・飲食なし(アルコールなし、ソフトドリンクのみ)
   ・会場費用は、会計より支出(例年通り)
③ 式次第
   会長挨拶、会務報告、会計報告、監査報告、会則変更についての審議、長寿のお祝い、
   閉会挨拶、写真撮影(プロには頼まず役員のスマホで対応)
④ 配布物
   ・アジェンダ(会計報告、会務報告、総会議案) ⇒A4白黒(当日式次第)追加
⑤ 会場費用(金額は税別、4/10時点情報) ※金額記載省略
   ・会場室料、基本音響証明費用、飲み物代、お土産代
⑥ 準備事項(協議合議済み)
   ・司会・進行:川口幹事長
   ・オンライン操作:事務局中尾、萩坂
   ・会場装飾:事務局中尾(長寿の祝い看板)、座席表(今村、中尾)
   ・備品や機材の準備(潮見倉庫からの移動はなし)名札、来賓用リボン(緒方)
   ・アルコール消毒、検温など会場入り口への対応をホテルへ依頼
   ・長寿の祝い:商品券準備(会計)、熨斗袋(今村)、校章(緒方)
   ・黒盆3個をホテルへ依頼 ・・・ 依頼済み、回答待ち


5.進行表の説明と準備・分担事項の確認
 ①当日の準備開始からの進行の流れについて【進行表参照】
   ・7/11、詳細は当日の流れをホテルで再確認打合せ
    オンライン中継、音響、プロジェクターなどテスト動作確認
   ・7/23、役員は12時に集合
 ②準備と役割分担確認
   ・ソフトドリンクメニューは1枚の紙に、希望飲み物をレ点を各自記入(受付にて)
    ソフトドリンク配膳のやり方は再度ホテル担当者に相談
   ・参加者座席表作成(今村)、会費徴収のためリアル参加者名簿作成
    (当日はリアル参加者のみ配布)
   ・長寿の祝い参加者:ふりがな明記の名簿作成
   ・受付専用机:ホテル側へ依頼(7/11確認)
   ・総会時の役員席、椅子の配置ホテル側へ指示(7/11確認)
   ・総会時の式次第(来賓者出席の為再協議)
   ・お土産の個数確定し発注(7/11確認)・・・配布方法は事前に椅子の上に置く
   ・開催時のオンライン(zoom)対応について:(事務局)
    必要機材:パソコン2台、カメラ2台(事務局手配)、プロジェクター
    スクリーン借用:(120インチ)
    ※会場全体、会場とオンライン参加者のために専用カメラを事務局で手配
 ③リアル参加者が収容人数を超過した場合の対応:
   参加人数が見通せない為、返信用ハガキが到着する6月末に再協議
   事前にホテルに会場変更が可能か?その場合の室料再確認
 ④ミニイベント・企画について
   ・校歌(C Dの確認)緒方確認済
   ・本部馬郡会長、新校長先生、関西柏葉会会長、福岡柏葉会会長(リアルかオンライン
    か、事前問い合わせ)事務局郵送にて確認結果(緒方)
    新校長の古賀先生出席、本部馬郡会長出席予定、関西、福岡柏葉会会長からの返答無し
   ・佐世保市の朝長市長へのビデオメッセージ・・いつ頃までに送付してもらえるか
    (佐世保市東京事務所長中山様へ再確認)・・・緒方
   ・大学生とのオンライン交流・・・現時点では難しい(緒方)
   ・現地佐世保からの中継は難しいか?
   ・YouTube 佐世保南現役生徒配信の利用は可能か?(版権の問題など)
   ・本校の学校案内、佐世保観光協会の佐世保風景などのDVD利用
   ・学校紹介(ビデオ借用確認):池田会長、佐世保風景(佐世保観光協会)中尾
   ・オンライン参加者・・共有画面を見て、各回生のグループやその他のグループ分け検討
          zoom参加の方、見るだけではなく少人数でのチャットなどを工夫必要

6.『東京柏葉会 設立30周年記念誌(仮称)』の作成について
    ・前回の協議から進展なく、内容、完成目標など総会後に協議

7.理事(年次幹事)候補者について
    ・38回生伊原様に依頼・・・受諾
    ・候補者推薦募集は継続

8.次回理事会(オンライン)について【協議・確認事項】
    ・開催日時:6月30日(木)19時~
    ・議題(案):総会の計画概要報告、役員体制について、2022年度予算案報告、
           記念誌発行、返信状況の説明(事務局)他

9.今後のスケジュール
   ・リーガロイヤルホテルとの事前協議(役員他):7月11日18時15分~
   ・7/23以降・・・総会プログラム作成、賛助金、年会費御礼(8月下旬頃発送予定)
      内容:本部馬郡会長挨拶、校長先生挨拶、各理事コメント、進学状況など
   ・総会反省会:9月下旬頃、理事会開催予定
          (コロナ感染状況が落ち着いていればリアル開催にも期待)
    ※必要に応じた臨時役員会は総会後に判断
    ※次年度の総会日程(ホテル予約):7月1日、8日

10.その他連絡事項
 ・佐世保北高北星会:9月3日(土) @新宿ハイアットリージェンシーホテル
 ・東京柏葉会ゴルフコンペ:10月12日(水)開催、ゴルフ場変更
 ・大村高校  :10月15日(土)開催予定(来賓者無し)
 ・福岡柏葉会 :10月29日(土)開催予定
 ・東京佐世保会:11月16日(水)開催予定
 ・長崎県人会 :12月11日(日) @東京プリンスホテル

以上

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