2022125日 東京柏葉会役員会議事録
                                                               記録:2022125日(緒方)
日時  :2022125日(火) 19:00-20:0
場所  :zoomによるオンライン会議
出席  :池田、川口、今村、前山、平、大滝、八並、古川、中山、
             伏原、中尾、緒方 (敬称略)
配布資料:アジェンダ、東京柏葉会賞応募用紙(11件)、12月度役員会議事録

1.池田会長より開会挨拶 
  12月には想定できなかったコロナ感染者が1月半ばから急拡大し、現在も拡大が
  全国に広がり本来予定のリアル会議はかなわずオンライン会議になってしまった。
  2月の理事会開催、7月の総会・懇親会開催についてスケジュールややるべきことを
  協議してほしい。

2.東京柏葉会賞の応募状況と審査、表彰式について協議
 ①応募状況(事務局 中尾、緒方)
  ・昨年本校での応募用誌配布の時期が修学旅行などの関係で遅くなり、本校と相談の上、
   応募締め切りを延長
  ・団体4チーム(水泳部・男子バレー部・女子バスケットボール部・邦楽部)、
   個人7名(水泳6名・将棋1名)が応募
 ②審査
  ・本年度も賞金の総枠予算15万円とし、全チーム(個人全員)を表彰する方向で審査
   個人の水泳部ダブルエントリーが本年度も多数あり、他の個人(将棋部)との扱いに
   ついて協議。
   団体でも邦楽部は全国大会での実績などを考慮して協議。
   毎年の事例や今後の対応については、今まで同様フラットな方が良いのではないか。
   九州大会、全国大会出場など成績のレベル差を考えてあげるべきではないか。
  ・顕著な成績や活動は、めざましい活躍なのでフラットではなくプラスアルファの
   賞金とする。
  ・協議の結果:総額15万円の基本に沿って各表彰金額を決定した。(詳細記載省略)
  ・表彰について本校からコロナ対策で今年も馬郡本部同窓会会長に代行でお願い
   できないかとの相談があり、池田会長が馬郡会長にお願いし、快諾いただいた。
 ③東京柏葉会賞賞状について
  ・昨年同様東京柏葉会37回生の書道家の方に依頼し、案が出来上がり次第役員へ
   報告する。

3.次回理事会(予定2月18日)の開催計画について協議
 ①開催方式の変更是非について
  ・オンライン開催にするか(その場合会場はキャンセル)
    →現時点では理事からの出席の返事は少なく、欠席の返事が多い
  ・予定通り感染対策制限を条件に開催するか?
    →政府や自治体の行動制限に準拠、参加人数は減少が想定される。
     P C R検査は、参加者全員が必要になるため時期をずらすかその他の方法が
     ないか協議
  ・開催時期をずらす場合ホテル側の日程、キャンセル料の発生など調査
   (池田会長へ依頼)
   ワールドプランニング担当者、ホテル側との打ち合わせ結果、会長より後日役員へ
   報告(3/18で予約日程の変更済)

 【当初案】
  ・日時:2022218日(金)開催予定 ※18:40〜理事会 19:00〜懇親会(新年会)
  ・会場案:リーガロイヤルホテル
  ・会社の制約などで会食ができない方にも配慮し、オンラインでの参加も出来る様に検討
  ・12月の時点:1テーブル8名で対応可能、また希望で配膳もビュッフェでも対応可能
   (25名想定)
  ・目的:東京柏葉会賞審査、会計報告、会則変更の審議、
      第30回総会・懇親会に向けた協議

 《協議結果》
  ・大きな会議室を準備し会食無しで集まることはできないかなど検討、コロナ感染の
   ピークアウトが2月半ばまで先が見えないので1ヶ月ずらし3月に延期して様子を
   観察する。
  ・コロナ感染状況を見極めて遅くとも1月末には理事全員へ案内
  ・延期の案内には東京柏葉会賞審査結果の承認賛否も併せて行う。

4.第30回総会・懇親会に向けて企画検討(20217月2日(土)開催)
                      (川口幹事長、事務局)
   ※昨年検討した企画内容の再確認と軌道修正の要否に関する協議継続
 ①コロナウィルス対策に最大限配慮・・・第6波などへの判断時期、WITHコロナへの対応
  ・開催条件:3月理事会において協議する
  ・開催判断の時期:7月に開催するかしないか判断するにしても準備は事前に
   進めておく必要がある
  ・オンライン開催:総会だけでも開催などプランを別に考える必要がある
  ・5月以降感染再拡大の恐れもあり、1度ホテル側と協議してキャンセル料発生など
   確認する。
 ②責任幹事回生について・・・前回役員会での案と方向性決定
  ・責任幹事回生について、必要であれば会長より文書で要請を出し協力をお願いする
 ③講演会講師候補者案・・・幹事回生との関係性
  ・担当幹事31回生が候補者へ打診し開催が決定したら再度依頼する。
                      (31回生大滝副会長担当)
 ④記念誌(総会プログラム)について
  ・座談会は集まるのが難しい状況下なので寄稿(350文字以内)をたくさんの方々に
   お願いする
  ・プログラム、会報、記念誌など(名称未決定)何か記念に残るものとして5月には
   会員に送付する
  ・投稿者は事前に人選し、推薦はメールでやりとり

【ご参考(2020年度案)】

   ① キャッチフレーズ、スローガン募集(ビジョン、基本コンセプト)
   ② 主なイベントについて
  ・講演会(田中知美様)写真撮影(各テーブルは年次幹事が撮影、カメラマンは
   各イベントを中心に撮影)
  
・各イベントは『お祭』をコンセプト※最大13:15〜14:40(歓談、福引含む)
  ③記念誌(総会プログラム)について
  
・ダイジェスト版冊子を案内状とともに送付(4月末完成目標)(4月下旬入稿)
  
・記念誌作成協力者募集
  ④展示コーナ、物販、広告他・・・手袋着用、オンライン地元の支援、将来的に繋げる
  ⑤企画推進メンバー募集(随時)

 5.役員体制について
  ・追加候補者、変更計画の有無 →変更調整の進展なし。具体的な追加該当者なし
6.2022年度スケジュール
  【確定】 役員会(オンライン):3月4日(金) 19時~
       理事会:318日(金) 1830分~
       第30回総会・懇親会:72日(土)

   【予定(候補日)】
     理事会:415日(金) 520日(金)《案内状発送》 617日(金)
7.その他連絡事項 
      東京佐世保事務所長 伏原様より佐世保の現況報告
                             以上

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