2021年1211日 東京柏葉会役員会議事録

記録:20211211日(緒方)
日時  :20211211日(土) 10:30-11:30
場所  :zoomによるオンライン会議
出席  :池田、川口、今村、前山、大滝、八並、古川、中山、伏原、
     中尾、萩坂、緒方 (敬称略)
配布資料:アジェンダ、前回(10月度)役員会議事録

1.池田会長より開会挨拶 
        今年も残りわずかになり来年の総会に向けて方向性を出し、7月に向けた議論を
       お願いします。

2.賛助金会計と本会計の一本化について(会計担当)   
      ・本会計の赤字が続き賛助金を利用していた状況も踏まえて、今後は本会計と一本化したい
      ・会則上、規制はなく問題ない
     ・前山監事から一本化しても良いのではないか  
        但しその場合は会員への何らかの報告・承認が必要なので理事会に諮る必要がある

       ※会計担当者引継ぎに関して(大滝副会長)
         古川副幹事長は、職務上引継ぎが難しい状況から、大滝副会長が後2年担当延長

3.東京柏葉会の募集開始について(事務局 緒方、中尾)
      ①募集チラシ、ポスターを本校へ発送(チラシ、申し込み用紙730枚)
         ・田川先生よりチラシ、ポスター確認受け、2年生が修学旅行中のため告知延期の連絡

         ・募集期間:12月1日から12月末 ⇒ 1月20日(木)まで延長
      ②1月末までに応募状況確認し審査予定
4.第30回総会・懇親会に向けて企画検討(2021年7月2日(土)開催)(川口幹事長、事務局)
        ※昨年検討した企画内容の再確認と軌道修正の要否に関する協議を行う
  ①コロナウィルス対策に最大限配慮・・・第6波などへの判断時期、WITHコロナへの対応
   ・オミクロン株が拡大しそうな状況、来年以降も続くと想定される
   ・参加される方の健康・安全性などホテル側と相談し、連携して万全の体制で開催
          (検温、マスク着用、消毒薬、アクリル板設置他)
   ・集客の案内にワクチン接種証明の提示など詳細は議論する必要がある
     ・3月末を期限としてコロナ状況確認し、4月初めには開催するか否か最終判断する
              必要がある
    ・事務局の配布物他準備スタートは、3月下旬から始めないと難しい
    ・ワクチン未接種のお子様同伴は、お断りする旨を案内状に明記する必要がある
    ・収容可能数300名参加の場合・・・1テーブル8名が条件(2月理事会までに検討)
    ・総会だけでもリモートオンライン中継できないか検討
   ※会場での開催が中止でも、役員改選や会則変更を総会で決議いただく必要がある
               (時間:20〜30分)

    ②会費について(金額、入金方法、キャシュレス化)・・・方式変更の是非
   ・会計担当から来年度は従来通りでやって欲しい、準備期間が短く対応が難しい
   ・将来的にはキャシュレス、クレジットカード利用を考え、郵貯銀行の利用を減らしていく 
     (郵貯銀行振込手数料の値上げなど)
   ・PayPayなどの導入については次次回に向けて引き続き検討

  ③責任幹事回生について・・・幹事回生の考え方
     ・開催の回数の下桁と回生の下桁を同じで行ってきたが、2年延期により再検討が必要
  ・従来責任幹事回生の還暦に合わせて実施しており、同期が集まる機会になるため
          検討して欲しい
       ・20、30、40・・・とゼロの数字がつく回生が次回担当
       ・30と31回生など2学年合同とか、幹事回生の還暦の年を節目と考え、将来戻せるように
          もう一度
再検討する

  ④講演会講師候補者案・・・幹事回生との関係性
     ・2学年合同となる場合、講演者をどうするか
     ・40回生の田中様は一応キャンセル可能である(中尾様確認)
  ・2学年合同(複数講演者)のセット講演会(31回生に候補者が居られるので)の
          可能性も検討

  ⑤記念誌(総会プログラム)について
  ・座談会は集まるのが難しい状況下なので寄稿してもらう方向で検討 

【ご参考(2020年度案)】
    〇キャッチフレーズ、スローガン募集(ビジョン、基本コンセプト)
 〇主なイベントについて
   ・講演会(田中知美様)写真撮影(各テーブルは年次幹事が撮影、
    カメラマンは各イベントを中心に撮影)
   ・各イベントは『お祭』をコンセプト※最大13:15〜14:40
    (歓談、福引含む)
 〇
記念誌(総会プログラム)について
 
  ・ダイジェスト版冊子を案内状とともに送付(4月末完成目標、4月下旬入稿)
   ・記念誌作成協力者募集
 〇
展示コーナ、物販、広告他(※手袋着用、オンライン地元の支援、将来的に繋げる)
 〇企画推進メンバー募集(随時)

5.役員体制と会則見直しなどについて
  ①体制、会則変更などの検討について・・・(2022年1月末には方向性確定)
   ・役員変更は、来年の総会が役員改選時期で、総会プログラムには新しい役員名を
    掲載するので
3月末には決定する
  ②理事の名称変更について
     ・役職の重さを感じる方がいらっしゃるので「年次幹事」の方が受け入れやすい
     
 ⇒総会で承認いただく必要がある 
        ・理事(年次幹事)を増やすための声かけや推薦をお願いしたい(池田会長)

6.次回理事会の開催計画について
   ・日時:2022年2月18日(金)開催予定 ※18:40〜理事会、19:00〜懇親会(新年会)
   
・会場案:リーガロイヤルホテル
   ・会社の制約などで会食ができない方にも配慮し、オンライン参加もできるように検討
 
   現状が続けば1テーブル8名で対応可能、また希望で配膳でもビュッフェ形式でも可能
    現時点の申し込みは最低25名規模を想定(増やす分には対応可能)

    ※理事会の案内は年内発送、メールでも配信予定

7.2022年度スケジュール
 【確定】役員会:1月25日(火)四ツ谷県人クラブにて、リアル開催希望(池田会長)
         3月11日(金)・・・コロナ状況によりオンライン開催もあり
     理事会/新年会:2月18日(金)18:30 集合
     第30回総会・懇親会:7月2日(土)

 【予定(候補日)】
     理事会:3月18日(金) 4月15日(金)
         5月20日(金)《案内状発送》 6月17日(金)
       
        ※詳細日程、オンラインにするかは次回理事会で協議

8.その他連絡事項 
 
   次回役員会開催:1月25日(火) 19時~ 四ツ谷県人クラブにて(川口幹事長予約済)

                                  以上

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