2021年10月30日 東京柏葉会役員会議事録

記 録:2021年10月30日(緒方)
日 時: 2021年10月30日(土) 10:30~11:30
場 所: zoomによるオンライン会議
出 席: 池田、川口、今村、前山、大滝、八並、古川、中山、伏原、中尾、萩坂、緒方(敬称略)
配布資料:アジェンダ

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1. 池田会長より挨拶
コロナ感染拡大が少し縮小の傾向があり、来年7月の総会に向けて各理事へのアナウンス、理事会をリモートにするか、リアルに集まるかなど方向性を中心に協議願いたい。
2. 年会費・賛助金の集計報告(会計)
① 会費・賛助金の振込状況(大滝副会長)
 ・10/30現在、295名振込より振り込みをいただき、目標額を達成できた。
  (詳細は、別途会計報告に掲載)
3.  東京柏葉会賞の準備について(事務局 緒方、中尾)
①募集開始、副賞他
・11月下旬より今年度の柏葉会賞募集準備
 募集チラシ、応募用紙更新、ホームページへの掲載、学校との調整
 (田川先生から一ノ瀬先生へ変更)
 事務局より友松先生、田川先生に連絡し打ち合せ
   担当先生の確認、学校側へのチラシ、ポスター送付、学校側との窓口も昨年同様、
 事務局で一本化 
・柏葉会賞の賞状、副賞も昨年同様で対応
・募集期間:12月1日から12月末
② 今後の予定
・1月:応募状況の確認、審査
・2月:上旬までに理事会への審査結果と承認依頼
    中旬 表彰準備、学校へ通知、表彰・副賞の準備(賞金の準備など)
    2月末、学校側の予定により表彰式に参加、挨拶、記念撮影など
・3月:表彰式の結果報告
4.  次回理事会の開催計画検討について
【第30回総会・懇親会に向けキックオフ】
①開催日(候補日)
・開催日はまだコロナ禍で先が見えないため新年会を兼ねて開催する
 (例年:2/14頃開催)
・開催計画検討:第30回総会・懇親会の向け事前告知、会場案内、アクセスなど説明
②開催形式(オンラインまたはリアル)と条件
・理事会はリアルに集まってやるべき、リーガロイヤルホテルで総会・懇親会開催予定
 なので新年会を兼ねて開催ホテルを会場にしたらどうか
・平日開催で18:30~理事会、19:00~懇親会(新年会)
・会社の制約等で会食が出来ない方にも配慮し、オンラインでの参加もできるよう検討する
・開催案内お知らせの目処として、コロナ感染の状況が安定して問題ないかを見極め年内
 には予告時期としては開催1ヶ月前、遅くとも年明けには理事へ案内
・ホテルとの打ち合せし、2022年2月14日の週の平日開催で調整する(池田会長)
 ※(11/14 追記)
  2022年2月18日(金)18:30からのホテル会場を仮確保、料理は別途提案頂く予定
・東京柏葉会賞の受賞(予定)者も報告し承認頂く
③第30回総会・懇親会の計画概要について
・日 時:2022年7月2日(土曜日)開催予定
・会場案:リーガロイヤルホテル
・基本計画:予算、会場(収容人数)、配膳方式、アクセスなど検討継続
・開催形式:コロナ対策の状況と判断時期など次回の役員会で検討
・企画、検討の方向性、その他
  役員改選が絡むが2月から6月まではこの体制前提で一緒に活動する
  議事録(3年前)の確認(役員の引き継ぎ、新役員の対応について)
  長寿のお祝い(中止開催時の回生を含む)、福引き、講演会について引き続き検討する
  年内に役員会を開催し2022年度の方向性を決定
  ホームページに年間予定表をアップ
5.  公式SNSの活性化について(事務局 萩坂)
10月末現在   Facebook 登録 73名(前回より14名増加)
      Instagram 登録 57名(17名増加)
投稿内容がまだ少ないため協力の要請
登録者数の増加に関して、役員や既登録者からの「友達の招待」等をお願いする
佐世保南現学生の Facebook と Instagram で現学生の動きが投稿されているため紹介する
今後SNSの投稿や疑問点は事務局萩坂へ mail  または messenger でお知らせしてフォローの確認のやり方など共有する
コロナ禍でコンテンツが集まらないので難しいが、年間スケジュールのアップなど来年コロナが落ち着いてきたら何らかの催し物や同じ趣味などつながりを深めていく
6.  若手理事の開拓について
個人的に若手へは働きかけをしてお願いしていくしかない
現状で東京柏葉会への積極的なお誘いをする
丁寧に説明して同期の横の展開を積極的にやってもらうために活動イメージの説明やアプローチのやり方を検討する
7. その他連絡事項
・次回役員会開催:12月11日(土) 10:30?(オンライン会議)
・南高生修学旅行:今年は関東への修学旅行はない(中山副会長確認)
・理事会までの検討事項:
   ①入金方法(振り込み方式か?当日集金か?どうするか決める)
   ②次回の年次責任幹事の決定(中止にした2年度分を含めて多年幹事で進めるか)
     末尾が0の回生、1の回生、2の回生
    (例えば、10,11,12,20,21,22,30,31,32,40,41,42,50,41,52,60,61,62,70,71)
     この年次回生に責任幹事として特別に多年責任幹事をお願いするなど検討する
   ③会費について:同伴者8,000円を廃止して一律1万円、学生は従来通りなど検討する
   ④講演者を来年度も継続してお願いするのは可能か確認
   ⑤記念誌の発行:沢山の人に投稿のお願い、文章だけでなく顔写真、絵、書道等
    どなたにも親しめる記念誌とするにはどうするか検討する。また座談会(6回生、
    9回生)も合わせて検討。

以上

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