2020年12月5日 東京柏葉会役員会議事録

日時  : 2020年 12月5日(土) 16:30~17:25
場所  : zoomによるオンライン会議
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、前山、平、大滝、八並、古川、中山、中尾、
     井芹(らっ好)、萩坂、緒方(敬称略)
配布資料:役員会アジェンダ、東京柏葉会賞募集要項、東京柏葉賞対応事項、アンケート案内

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1. 池田会長より挨拶
 本年度3回目のリモート会議です。 新型コロナ最大の感染者が出ている状況であり、
 コロナ禍での、今後の活動計画について、総会、懇親会を含めて議論をお願いしたい。
2. 東京柏葉会賞について
①募集開始、副賞他【添付資料あり】
 ・11月下旬より今年度の柏葉会賞募集準備
募集チラシ、応募用紙の更新、ホームページへの掲載、学校との調整
事務局より学校側(田川先生)に連絡、学校側へのチラシ、ポスターを送付
募集期間:12月1日から12月末
②サポート体制について【添付資料あり】
・今後、学校との窓口一本化、個人の負担軽減のため、事務局内に東京柏葉会賞対応の
 機能を設け、一連の事務対応に関わっていく。
・中山東京柏葉会賞委員長、他委員と今後事務局と連携して案内、エントリーの情報、
 受賞の流れなど役員会、理事会へ報告。
 また、『東京柏葉賞対応事項』も関係者で協議し都度見直し。
③今後の予定
1月:応募状況の確認、審査
2月:上旬までに理事会への審査結果と承認依頼
   中旬 表彰準備、学校へ通知、表彰副賞の準備(賞金の準備など)
   2月末、学校側の予定により表彰式に参加、挨拶、記念撮影など
3月:表彰式の結果報告
3. 第30回総会・懇親会について
開催予定(予約済):2021年6月26日 ※無料キャンセル 2021年2月末
①会員向け事前アンケートについて【添付資料あり】
・スケジュール:事務局より12月15日発送、返信は12月末期限、1月中旬にまとめる
・対象者:役員、理事、昨年出席者、年会費・賛助金納入者
・質問内容:役員会にて承認済
・配信方法:(ハガキ、封書、WEB)
現状のコロナ禍では、アンケート結果への影響も懸念されるが、今後のスケジュールもあり実施する。
集計方法としてQ Rコード、ハガキ、メールなど事務局内で相談して決定。
②30周年記念誌発行について
発行する方向で決定。内容などは、アンケート結果をふまえて1月中旬以降、検討開始。
※高齢者との座談会はコロナ感染禍では難しいので指名(人選)して寄稿していただく
③開催スタイル変更について(特にLive中継の可能性と賛否について)
アンケート結果は、オンラインでの参加希望が多いことも想定される。
オンラインとした場合、現場との中継等の実現方法など詳しい事務局メンバーに相談する。
イベント、講演会等、機材があればカメラマンがついてライブ中継可能。スマホでの撮影も可能。
オンライン参加者へのお楽しみ、くじ引きなどコンテンツを考える必要がある。
オンラインでも会場のようにグループ分け(同年次回生、部活など)が可能。
4.その他連絡事項
①新年会、第1回理事会の計画について
 現状のコロナ感染者増加を考慮するとオンライン理事会、新年会にする方が安全
②次回役員会開催日程:2021年1月16日(土)16:30~
③次回理事会、新年会:2021年2月6日(土)16:30~
※レンタルルームに少人数集まる、司会者を事前に決める、など今後を見据えて
 来年度のオンライン総会・懇親会をテスト形式で練習する。
※オンライン忘年会開催後、zoom練習会、オンラインミーティング開催希望者が
 多かったので今後事務局で検討する。
 【役員会終了後、オンライン忘年会開催】
オンライン忘年会参加者(敬称略、()内は回生)
 山崎(9) 今村(15) 宮内(15) 杉崎(15) 長野(17) 山口 (20) 池田(21)前山(21)
 平 (23) 緒方(26) 濱本(28) 八並(31) 大滝(31) 川口(33) 古川(36) 中山(37)
 中尾(40) 萩坂(51)  井芹(61、司会進行)

以上

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