2020年10月24日 東京柏葉会役員会議事録

日時  : 2020年 10月24日(土) 16:30~17:30
場所  : zoomによるオンライン会議
出席  :池田会長、川口幹事長、前山、大滝、八並、古川、中山、中尾、斎藤、井芹(らっ好)、      萩坂、緒方(敬称略)
配布資料:役員会アジェンダ

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1. 池田会長より挨拶
 年内にもう 1回役員会開催予定、オンライン会議を継続
2. 第30回総会・懇親会について
①情報共有事項
 ・開催予定(予約済):2021年6月26日 ※無料キャンセル 2021年2月末
 ・グランドパレスホテルより概算見積受領(川口幹事長)
参加人数190名、150名、100名の見積受領、昨年使用のダイヤモンドホールは150名まで着席可能
190名の場合(ダイヤモンドホール150名と隣のチェリールーム40名をオンライン中継、チェリールーム仮予約済)
※1人1皿の配膳方式(食事は参加人数分準備)
ダイヤモンドホールは150名を超えると立食方式(最大収容人数300名)、ビュッフェ方式で小皿受取(手袋着用)
飲食を伴うがマスク着用必須。飲食時はマスクを外し、会話の時はマスク着用
 ・大滝副会長(会計)より見積について補足説明
仮に参加人数が減少しても、今後ホテル側との交渉次第で何とか開催できる金額
チェリールームの控室、料理内容等をホテル側と協議したい。来賓者の対応次第でお土産代はプラス
※参加人数がある程度判明した時点で、正式見積予定
②開催スタイル変更について
ソーシャルディスタンスの確保必要、校歌や応援歌等は工夫必要、会場のオンライン中継も今後検討
本人に参加の意思があっても、家族が引き止めることもあるため事前に丁寧な説明が必要
開催する方向で準備は進め、2月末までに理事会で決定
③会員向け事前アンケートについて
【開催について、会員の方に事前アンケートを実施】
a.対象者
役員・理事・年会費納入者・近年の参加者→事務局で整理して概算人数算出
b.スケジュール案(別途、事務局での協議結果)
11月中旬:アンケート送付人数、メールと郵送のリスト作成(予算算出)
12/5  :アンケート内容の確認(次回役員会で承認)
12/12  :発送→年内締切
  1/12  :集計
c.質問内容案(事務局案)
・来年6月開催に賛同されますか?(YES or NO)
・事務局では有志の参加者とLIVE中継を視野に入れていますが賛同されますか?(YES or NO)
・開催された場合参加をご希望されますか?(YES or NO)
・今後の活動についてご意見ご要望をお聞かせください
・東京柏葉会の役員活動に参加したいと思っていただける場合、得意な分野をお知らせください
d.配信方法他
配信方法は、ハガキ、WEB他検討
アンケート用紙に、回答できるQRコードを添付したら事務局の集計作業が軽減できないか?
オンライン中継、zoomの使い方などご家族へのお願い事項を同封
ホテル側も万全のコロナ対策を行うことを明記
コロナ禍の学生支援、佐世保への義援金寄付も案内
※アンケート結果を踏まえ、2月の理事会(新年会)で開催有無、内容など方向性について承認いただく
※池田会長:開催をさらに来年の秋まで半年延ばすのも一案、事務局の作業量増加も踏まえ検討必要
④ 30周年記念誌発行について
会員の方への情報提供として発行決定
アンケート結果にもよるが、年明けから作業開始
母校の様子、同級生 (同期)の様子なども掲載予定
3.役員体制について
来年度は役員改選のため、 2月の理事会までに案を決定したい
役割も明確にし、役員の負担も軽減したい (推薦等あれば池田会長に相談のこと、会計引継ぎ)
ホームページの活性化 (情報発信、投稿アップ)を視野に入れて、事務局内にホームページ担当者を配置
事務局メンバーの体制強化 (若い回生にもアプローチ)
4.その他連絡事項
①新年会、第1回理事会の計画について
2月10日(水)開催、参加者25名程、場所:クルーズクルーズ THE GINZAで仮予約
広めの会場で密にならないように配慮、会話の時はマスク着用
オンライン中継も視野
②次回開催日程 (zoomによるオンライン会議)
12月5日(土) 16:30~17:30で決定
※役員会終了後、オンライン忘年会開催予定 
事務局が参加予定の方に連絡、司会も事前に決定し参加方法も案内 (ご家族への協力依頼など試験的に実施)
集合しても数名まで、役員他有志が参加

以上

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