2018年5月18日 東京柏葉会理事会議事録

日時  :2018年5月18日(金) 17:00~19:25
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席:浦松会長、他全41名
配布資料:①理事会議題、②ホームページTOP画面変更について、③総会・懇親会進行・支援担当者の協議
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1.総会・懇親会案内書封入作業 17:00~18:30
  送付枚数:1,456通
2.理事会 18:30~19:25
 1)第28回東京柏葉会総会・懇親会
   日時:6月30日(土)
   集合時間:役員、幹事回生集合 8:30、その他理事集合 9:00
 2)プログラム
   ①南校校長    :提出済み
   ②会長      :提出済み
         ③東京柏葉会の生い立ち(仮):國吉(6回生)作成中
     ④卒業生     :中山(37回生)から木村(64回生)に依頼済み
         ⑤女性の卒業生:久留(66回生)が候補であったが取り止め
         ⑥佐世保市より :伏原(39回生)から市長に依頼済み
         ⑦柏葉会本部  :浦松会長から馬郡会長に依頼済み
         ⑧つぶやき      :募集中
 3)協賛広告進捗状況 大滝(31回生)
    ①企業広告:22件
    ②回生広告:11件
    ③名刺広告:22件
    昨年実績を上回るペースで広告申し込み受付中
 4)福引景品
   ①状況確認
    ・会長賞   :準備中
           ・ワシントンホテル :受領済み
    ・白山陶器賞    :依頼済み 
    ・その他、福引の応募受付は順調 緒方(26回生)、古川(36回生)
         ②回生提供景品 
           ・4、9、10、18、21、25回生受付済み
           ・15、16、17、31回生 当日申し込み
           ・他回生、検討中
 5)バザー提供品のお願い 担当 18回生(当日理事欠席)
    バザー品の事前送付は前日(29日)確認のため28日必着
    「バザー品」と明記すること
    案内パンフ文面
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      *例年通り、ミニバザーを開催いたします。ご家庭に提供していただける品物がありま
         したら、当日ご持参くださるか、6 月28 日(木曜日)まで必着でホテルグランドパレ
         スへお送りください。
       送付先:〒1 0 2 - 0 0 7 2 東京都千代田区飯田橋1 - 1 - 1  ホテルグランドパレス
       必ず「東京柏葉会・バザー商品」と明記してください。皆様のご協力をお願い致します。
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     福引の景品を送付する際も同様、「景品」であることを明記する
 6)ホームページトップページ変更 池田(21回生)
   ・入会案内と総会プログラムのバナーを追加
    ①入会案内:早速31回生、65回生から入会希望の連絡があった
    ②2017プログラム:昨年のプログラムを見れるようになっている
   ・協賛企業の一覧を見れるようにするか検討 -> 掲載する方向で進める
 7)総会・懇親会の役割分担  
       ①会場設営・荷物運び込み、看板取り付け等  
        中尾(40回生)+ 支援 山村(紀)(41回生)
       ②バザー  
     ・出品提供 (各回生)
   ・バザー取り纏め運営 (18回生)        
    ③受付準備 (プログラム等 袋入れ等)   
   ・回生理事、役員(今村、金氏、大滝)、他理事 
    プログラム、緑風、ふるさと納税パンフあり
    ④来賓者案内
      山崎(9回生)、岩崎(12回生)
    ⑤総会、講演会 会場 プロジェクターセットアップ  
      山村(31回生)
    ⑥講演会    
      講演:永山(28回生)、配布資料なし、進行:濱本(28回生)
    ⑦総会・講演会 写真撮影    
     中山(37回生)、他1名必要(出来れば指名しておく)
    ⑧七夕セットアップと案内    
     中尾(40回生)と受付対応メンバで協力
    ⑨音響チェック 
     平(23回生)
    ⑩懇親会・集合写真 写真撮影 
    ・業者、池田(21回生)   11:00から15:00
      ・集合写真撮影補助:
            28回生主体 + 他 理事で協力頂ける方
           (人数が増やせれば交代制可)
            担当は、約50分間 通しで最低2名。
           (テーブルからの誘導1名、壇上での仕切り1名)
         ⑪長寿の祝い    
         ・案内1名 川口(33回生)、記念品授与 1or 2名 中尾(40回生)
       ⑫福引支援 袋詰め    
          中山(37回生)、古川(36回生)+理事から何名か支援
       ⑬福引進行  
      堀内(38回生)、中山(37回生)
       ⑭懇親会司会  
          濱本、吉原(28回生)
   ⑮看板撤収   
          中尾(40回生)、サポート山村(41回生)
   ⑯備品回収(名札、はっぴ、他) 梱包 
          今村(15回生) + 手の空いている理事
   ⑰賛助金のお願い  
          八並(31回生)、大場(31回生)、学生
       ⑱応援歌
          川口(33回生)
          調整 山口(25回生)、藤田(40回生)
  8)その他
       ・懇親会司会台本の確認、濱本(28回生)
       ・長寿の祝い:予算総額は10万円を基準とする
         対象者が多い場合,出欠状況をみて6月の理事会で検討する
                                   以上
                  

                             

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