２０１７年６月１３日東京柏葉会理事会議事録

日時　 ：201７年６月１３日（火）　18:30-20:00

場所　 ：四谷長崎県人クラブ　１ｆ会議室

出席者：浦松会長、山村幹事長他、全３５名

配布資料：①総会・懇親会出欠人数、②総会・懇親会出欠名簿、③写真撮影シーン等について、

               ④当日タイムテーブル、⑤景品一覧表、⑥福引要領

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１．総会・懇親会参加者の確認と各回生への最終参加促進のお願い　金氏（２５回生）

　・「総会・懇親会出欠人数」を元に説明

　・２０１６年度と比較すると４０人少ない　

      －＞　出欠状況の判る資料をメールするので出席の見込みのある方に再度アプローチして

              欲しい

　・理事会当日に１３名の出席を確認

２．写真撮影について　池田（２１回生）

　・「写真撮影シーン等について」を元に説明

　・懇親会風景テーブルではなく壇上に登ってもらって撮影する

　 カメラマンが固定されるのでテーブルの懇親風景が撮影できない

　　　－＞　テーブルの撮影は各年次の理事が担当する

　・原則はテーブル単位、多いところは回生単位に撮影する

　・椅子を５，６席準備しておく

　・回生単位以外は回生札が複数必要になる

　・写真撮影のサポート役は27回生他、役員有志とする

　 １３：１５分から１時間程度で撮影ではなく、集合や事前準備などをサポートする

　・ステージの上から会場全体を撮影したい　中山（３７回生）

　　　－＞　脚立、広角レンズなどの条件が揃えば可能

　　　　　　　脚立などはホテルとの打合せで確認する

　・スナップ写真担当

　　　千北（４１回生）、山村（３１回生）、大滝（３１回生）他

　・フォトプロップスを準備する　中尾（４０回生）

３．福引

　・景品一覧表、福引のスポンサーに洩れ、誤りがないか確認

　・福引手順　別紙「福引要領」を元に説明

　・来賓も景品の持ち帰りを除き、同じ扱いとする

　・その他

　　　香月（３７回生）が抽選の補佐を担当する

　　　景品の持ち時間は全体で３０分

４．総会・懇親会進行表説明　山村（３１回生）

　・「当日タイムテーブル」を元に説明

　・司会は友添１名

　・設営支援　山村（４１回生）、千北（４１回生）、８：３０集合

　・来賓の土産手配は役員が担当

　・佐世保の袋、ふるさと納税、回帰支援センターの資料は300準備

　・Ｂ１　四季の音響等の確認に平（２３回生）参加、ホテル側の音響スタッフとの打合せ

      時間を確 認する

　・B１講演会への誘導看板を準備する、若手がB1へ誘導する

　　候補は川口（３６回生）、藤田（４０回生）、９時くらいに集合する

　・受付けに2～３名（27回生）、少し早めに集合、遅刻対応もお願いする

　・昨年は受付が暑かったのでホテルに相談しておく

　・招待者対応は岩崎（１２回生）、山崎（９回生）

　・カメラマンとの打合せは９：３０、駄目な場合は懇親会前に説明する

　・総会は椅子を１３０席準備

　・野田さんの講演会司会は円田（２７回生）

　・黒田さんの講演会タイトルに（仮）がついたままなので確認する

　・協賛金は大学生＋豊浦（8回生）＋女性理事で担当

　・来賓は２０名で内海会長は今年で退任される

　・佐世保市長のメッセージは入り口に掲示し、司会も読み上げる

　・長寿の祝い　挨拶は豊浦（８回生）、プレゼンターは中尾（４０回生）

　　長寿の祝いのボードと黒盆を準備する

　・大学生の自己紹介は学校、学部と出身中学程度にする　

　・応援団旗は手配済み

　・バザー品の提供依頼　（浦松会長）

　　中尾（４０回生）からドレスシャツ５０着を提供、ハンガー付きなのでラックだけ

      ホテルと相談　

　・景品、バザー品は前日確認するが当日持込みも可