2019年3月19日 東京柏葉会理事会 議事録

日時  :2019年3月19日(水) 18:40-20:30
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、平、緒方、大滝、山村満、八並、古川、中山、伏原、中尾、
前山、馬場、山崎、磯野、岡本、宮内、杉崎、松本、関口、松園、久保、濱本、芹川、山村紀 26名
配布資料:①理事会アジェンダ、
②会員名簿の更新依頼とスケジュールについて
③名簿等情報管理の事務局作業負荷軽減対策について
④第29回東京柏葉会出欠依頼はがきサンプル
⑤2019年度総会・懇親会予定表
⑥ 《各回生別》東京柏葉会名簿
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1.2018年度東京柏葉会賞授与式
  ・開催日:2/28(木)
  ・出席者:池田会長、中山副会長
  ・授与対象:野球部、女子バレー部、男子バレー部、女子バスケット部(4団体には各3万円を授与)
  ・補足情報
  1)本年度上京する卒業生は、2月末時点で5,6名の見込みとの事。
  2)下釜校長からは、来年は卒業式にも参加して欲しいとの依頼有。
  3)別途行われた馬郡会長、相良副会長との懇親会の中では、全国の柏葉会の連携を更に強めてほし
       いとの要請有。

2.第29回総会・講演会
 1)会場
   今回より総会・講演会と懇親会を、一つの会場で行う案を提示し、今理事会で了承された。
   それぞれを分けて行う従来のやり方は、慌ただしい上に準備担当や受付担当の負担も大きいため。
   費用面では、プロジェクタ使用料の追加分などを加味すると同程度に収まる見込み。
   参加者の座席は、基本的に全ての席を予め定め、ドリンクを準備した上でご着席いただく事とする。
  2)講演会
   担当回の29回生に依頼中も、現状では未定のまま。
   今回の方針としては、複数名の方による講演という、これまでの形式にはこだわらず、時間も短縮し
   て、佐世保の紹介を行うという案もあり、東京事務所で39回生の伏原副幹事長にも加わっていただ
   き、引き続き検討予定。

3.懇親会について
  1)司会進行は29回生の方が担当。
  2)長寿の祝い
    10回生の方が対象だが、昨年度の会に出席された方は12名。
     花は今回準備せず、商品券と校章バッジをお渡しする予定。
  3)校歌斉唱  指揮 大渡氏(21回生)

  4)学生紹介  学生への呼びかけ 中山副会長

  5)福引
    昨年は盛り上がったが、担当者の負荷が大き過ぎたため、今回は以前のやり方に戻し、あくまで39
    回生の担当とする方針。
    他回生から集めた現金を元手に購入する景品は、基本的に佐世保に関わるものとするが、個人的な繋
   がりに拠るところの大きい企業スポンサーへは、特にそれにこだわらず協力を依頼する。
  6)写真撮影、カメラマン
   回生毎の撮影では、集める担当者の負荷が大きいため、その縛りを緩める方針。
   具体的には、テーブル単位で担当者を決めて、それぞれの方に該当テーブルの対象者をまとめる役割
   を担っていただく。
   カメラマンについては、昨年の方に依頼予定で、可能であれば黒田氏にも引き続き依頼する。
  7)バザー
   19回生を中心に担当。
   商品については、本年もパンフレット下部の但し書きで集め、出品者にはその値付けも合わせて依頼
   する。
   担当者は、荷解きや会場への設置・受付を、事後処理については事務局が中心に作業を行う。
  8)プログラム
   前会長の浦松氏を偲ぶ寄稿を、同じ17回生の松園氏に依頼。
   また、馬郡会長、下釜校長 及び池田会長にも、それぞれに5月中旬迄で寄稿を依頼するほか、昨年
   同様の若年層への依頼も、引き続き検討する。
   佐世保市長に向けては、東京事務所の伏原氏を通して、そのメッセージとともに、会への出席につ
   いても合わせて依頼していただく。
   なお、プログラムのデザインには、緒方氏の知り合いで、奥様が南校出身という写真家の和(かず)
   さんのご厚意で、絵葉書にもなっている風景写真を利用させていただける見込み。
  9)協賛広告
   今年は昨年と同等以上の目標額とする。
   枠毎に頂戴する金額は、同額とする。
   なお、個人の名刺広告につき、従来の名前・肩書だけでなく、それぞれにコメントを追加できるよ
   うにしては、との意見も有。
  10)会費
   今回も、年会費2,000円を含む1万円とする。
   但し、これまで無料だった大学生からも、年会費の2,000円については新たに収集する方針。
  11)招待者について
   22名だった昨年は、席が窮屈だったという印象があったため、今回は若干絞る方向で検討中。
  12)2次会について
   八並氏、大滝氏が、昨年度までに引き続き担当。
   今回も同じ会場で4千円ほどの会費で実施の予定。
  13)翌年度の会場予約について
   1年前から可能との事で、現在のところ継続して依頼する意向。

4.案内パンフ・出欠はがきについて
  1)出欠はがき
   今回から事務局を引き継いだ緒方氏が、はがきを作成中(サンプル有)。
   なお、これまでは総会、講演会及び懇親会で別々に出欠の回答を書かせていたものを、今回から
   11時から14時55分までの、1つの会を通しての出欠確認とする。
   また、受付時間も10時半からと記載する事で、受付作業の軽減を図る。
  2)パンフレット
   中尾氏(40回生)が担当、4月中旬には内容を確定させ、5月中旬発送予定。
   パンフレット内には、過去同様にイベント毎の時間を明記する。

5.回生名簿の配布について
   出席者のいる回生分については、今次理事会にて配布し、残りは今週末にメールにてExcelデー
   タにより配信予定であり、返送の際にはできるだけ最新情報を反映して更新の事。
   回収期限は次回理事会(4/19)が基本で、メールでも連休前(4/26)には発信を。

6.事務局より
   作業が特定の方にばかり集中していた現状を改善すべく、複数名の事務局で作業を進める仕組
   みづくりを進める事とし、これまで個人で保有・管理していた事務局データも、オンラインの
   ネットワークサービスを活用して、担当者間で共有する。
   具体的には「Google Drive」を利用し、特に機密性の高い名簿だけはフォルダを分けて管理す
  る方針。
   なお、現在体調を崩して入院中の新事務局メンバーの齋藤氏(40回生)にも、その病状の回
   復によっては、引き続きメンバーの一員としての役割をお願いしたいと考えている。

7.その他
   理事会出欠登録の際に、次回からは『回生』を記入する欄を設けるようにする。
   次回理事会は4月19日(金)18:40開催予定
                                        以上


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