２０２３年９月２８日　東京柏葉会幹事会議事録
                                                                                記録：2023年9月28日（緒方）
日時：2023年9月28日（木）　１９：００〜１９：４０
場所：長崎県人クラブ　1階会議室　※オンライン併用
出席（敬称略）：平、川口、山崎、今村、松本、池田、横井、埴淵、吉田、毛利、長岡、
                       大滝、芹川、古川、川口（３６回生）、伊原、緒方　
                      【オンライン参加】馬場、前山、中尾、萩坂　【懇親会のみ参加者】大浦

配布資料：アジェンダ、総会懇親会アンケート集計・振り返り、会計報告

 【第３１回総会・懇親会振り返り】

１．平会長より開会挨拶
　　　お忙しい中遠方から各年次幹事に集まってくださり感謝申し上げます。
　　　たくさん協議することがあり、まずは総会・懇親会の反省（役員会では協議済み）、
　　　お互い反省点も多くありますが、皆様に盛り上げて下さり「南高魂」を基に出来たと
         思います。
　　　初参加の方も含めて新たに自己紹介をお願いします。(参加者自己紹介)

２．お礼状の送付、総会報告レポート進捗状況報告（事務局緒方・川口）
　　　広告掲載、協賛各社、欠席者へのお礼状発送済み（約300名）
　　　総会報告レポートはホームページにアップ済

３．総会会計報告他（大滝副会長）
　　　賛助金、会費の納入状況、バザー売上他→今年は若干マイナスにはなっているが余剰金で
        対応
　　　収入・支出、30回記念誌関係支出報告（別紙参照）
　　　物価の高騰など見据えて来年度の会費値上げなど今後の課題

４．総会・懇親会振り返り・・・「振り返り」（別紙参照）　改善項目を中心に協議
　　①アクセス案内：道に迷った方がいらしたので「早稲田駅３a出口」を出て左側と道順明記
　　　案内人を立たせるのは難しい
　　②総会プログラム、配布物：検討課題（広告未掲載を防ぐためダブルチェックが必要）
　　　ここまで作る必要があるか？の意見に対して広告費が収入源であり継続
　　　2013年以降広告収入が経費を補填しているので役員は手間がかかるが今後も必要。
　　　（40〜50万円目標）
　　③七夕飾り：継続するが、設置場所は出入り口付近
　　④出欠集計管理：検討課題（入出金管理を含めてデジタル対応検討）
　　　　 総会・懇親会のDX化について事務局より提案（伊原・萩坂）
　　　　 随時分科会で議論・検討し、役員会承認の上でツールを選定
　　⑤オンライン中継：検討課題（活用方法を検討）
　　　ハイブリッド・双方向のやりとりではなかったので参加者は数名、会場優先か
　　　オンラインかは今後検討
　　⑥レイアウト：高齢者への配慮必要、プロジェクター・スクリーンの配置を検討
　　⑦受付：検討課題(キャシュレス決済含めて今後デジタル対応検討
　　⑧来賓（他校）：本年度21名の招待者に対して、今後は従来からの関係も考慮しつつ、削減の
　　　　　　　　　　方向で見直し
　　⑨会費徴収（賛助金振込）：支払いを含めて今後DX化(電子マネー支払い等)の方向で検討
　　⑩講演会：講演時間は30〜40分（講演者に事前案内）
　　　　ビデオの接続ミスなどがあり、内容の濃い講演だったが50分が１時間になり長く感じた方
　　　　がいらっしゃった
　　⑪賛助金募金活動：収入源にもなるので今後も継続
　　⑫食事（配膳方式）：検討課題（会費値上げも想定し、総合判断が必要）
　　　　　　ビュッフェ方式又は会費値上げして配膳形式を継続するか要検討、
　　　　　　会費の値上げには難色のご意見も
　　⑬テーブル写真、写真撮影：テーブル写真はLINEとQ Rコード活用
　　　　　　プロカメラマン依頼に関しても今後検討（写真をきちんと残すための議論が必要）
　　⑭バザー：検討課題（担当回生幹事の負担大、売れ残った商品の保管管理も問題）
　　　　　　　始まりは収入源の確保、売れ残りはメルカリなどに出店も検討
　　⑮福引：検討課題（最大のイベントであり継続するが改善余地大、デジタル対応検討）
　　⑯二次会開催：今後役員は関与せず各回生に一任
　　⑰当日の会場準備、後片付け：事前の協力者募集と幹事の全面協力が必要。
　　 （応援体制だけでは無理）
　　⑱事後の礼状発送：検討課題（役員の負担軽減のために業務の見直し、役員会でも継続審議）
　　⑲その他　　
　　　※役員負担軽減の為、アウトソーシングも検討
　　　　アウトソーイングに関しては費用もかかるためこれまでの経費と比較必要
　　　※全体を通して４年間のブランクの影響が大きかったが全体的には良かった
　　　例年参加者は200名を超えていたので、参加者180名は少なかった

５．来年度の会場について
　　　・リーガロイヤルホテル東京仮予約：2024年6月29日（土）
　　　・他会場を探す場合の条件：開催日（6月下旬から7月上旬）、収容人数（250名？）、
　　　　　　　　　　　　　　　　予算、配膳方式他
　　　※会場選びとして駅近、アクセスの良さが大切で今後値上げせずに余剰金を使い
　　　　このままやるかは役員会で協議

６．優先課題
　　①ネットワークの再編について（40回生以降）→（萩坂提案・報告）
　　　 卒業生の把握、来年度の幹事回生への協力依頼、幹事の方の更新・引継ぎ
　　②役員会運営の改善：役員の業務の見直しと負担軽減
　　③ホームページ担当者の引継ぎ：事務局萩坂を中心に今後の検討課題とし継続審議

７．その他の連絡事項
　　・次回役員会（予定）：10月26日（木）　長崎県人クラブ1階会議室＋ZOOM併用
　　・他校同窓会開催計画、南高修学旅行（12月5日〜8日）地域は緒方再確認する

　【会議終了後、懇親会開催】

以上