2022年6月30日 東京柏葉会理事会議事録
                                                                            記録:2022630日(緒方)

日時:2022年6月30日(水) 19:00~20:30
場所:zoomによるオンライン会議
出席(敬称略):池田、川口、馬場、今村、杉崎、宮内、前山、平、毛利、濱本、大滝、八並、
                      古川、川口克彦、中山、伊原、中尾、緒方
配布資料:アジェンダ、第30回進行表

1.池田会長より開会挨拶
   
6/22役員会にて最終的に7/23総会開催の合意を得られましたので、理事の方々の審議と
   承認の協議をお願いします。
   6/18の発送後、例年より回収のスピードが遅く、現時点で会員の方々が慎重に考えている
   のではないかと推測します。 
   また案内状の文面から人数制限をかけているような誤解を生じている意見が少し伝わって
   来ておりますが、制限はかけていないので理事の方々からも誤解のないように伝えて
   いただくようお願いします。

   <新理事紹介>
    
38回生伊原寛隆様が新理事として初参加報告、一言ご挨拶いただく

2.本日時点での開催計画の変更有無確認
   ①コロナ感染状況を踏まえた開催可否の最終判断と合議
    理事の方々の合意を得て7/23開催を決定

3.第30回総会の案内状発送状況の確認【議題2で合意】
   ①
6月18日の発送作業:事務局メンバー+役員有志  ※1577通発送済み
     ・会場参加受付締め切り:6月末(一次)、710日(最終)
                 ※リモート参加7/21予定
   ②案内直後の回答の感触(事務局口頭報告)・・・6/30現在(例年より回収遅い)
     ・リアル参加:14名(理事11名、会員3名)
     ・オンライン参加12名(理事7名、会員5名)
     ・来賓:2名(校長先生、本部会長)
     ・長寿のお祝い:2名  ※長寿のお祝いの参加見通しは10人程度になるかもしれない
     ・欠席:157
   ③ リアル参加者が収容可能人数を超過した場合の対応
               →参加人数が見通せないため、再協議
     ・最大64名までエメラルド会場使用
      それ以上増えた場合でも大きな部屋は今現在空いている(ホテル確認済)
     ・部屋拡大に伴う質問(料金設定、キャンセル料、予算の損益分益の有無など)
      →7/11ホテルとの最終打ち合わせで確認

4.第30回総会に向けて準備事項で変更すべき点の確認・協議

【リマインド(変更あれば協議)
①総会の基本方針
 『コロナ感染対策を徹底し、感染リスクをできる限り排除(参加される方の安全・安心
  を最優先)』 →最大限のリスク回避

  基本事項:
    マスク着用、アルコール消毒、検温、三密回避(人と人の接触機会を減らす)
    飲食(アルコール)無し、開催時間の短縮(2時間以内)、収容人数配慮  
    当日体調不良の方の欠席や総会終了後の直帰のお願い
②開催概要
  ・日時:2022723() 14:0016:00(2時間以内)13:15受付開始
  ・会場:リーガロイヤルホテル 2階 エメラルド
  ・参加人数:想定約50(1テーブル2名、スクール形式、最大64名まで)
  ・リアル参加料(会費含まず)3,000(ソフトドリンク・お土産準備、実費徴収) 
   ※年会費・賛助金は振り込みが基本
           (リアル参加者も振込、当日は参加費のみ徴収)
  ・オンラインでも参加可能(参加無料) 
  ・飲食なし(アルコールなし、ソフトドリンクのみ、ノンアルコール飲料追加確認)
  
・会場費用は、会計より支出(例年通り)
③式次第
  会長挨拶、会務報告、会計報告、監査報告、会則変更についての審議、長寿の
  お祝い、閉会挨拶、写真撮影(プロには頼まず役員のスマホ等で対応)
④配布物
  ・アジェンダ(会計報告、会務報告、総会議案)・・A4白黒(当日式次第)追加
⑤会場費用(金額は税別、4/10時点情報)   ※金額詳細は記載省略
  ・会場室料、基本音響証明費用、飲み物代(コーヒー)
  
・お土産代 ※お土産は参加人数確定後役員で決定
⑥準備事項(協議合議済み)
  ・司会・進行:川口幹事長
  ・オンライン操作:事務局中尾、萩坂※プロジェクター準備
  ・会場装飾:事務局中尾(長寿の祝い看板)、座席表(今村、中尾)
  ・備品や機材の準備(潮見倉庫からの移動はなし)名札、来賓用リボン(緒方)
  ・アルコール消毒、検温など会場入り口への対応をホテルへ依頼
  ・長寿の祝い:商品券準備(会計)、熨斗袋(今村)、校章(緒方)
  ・黒盆3個をホテルへ依頼 ・・・ 依頼済み、回答待ち
  ・リボン、名札・・事務局
  ・ホテルへ受付用机、役員用座席、お土産(座席に最初から置いておく)依頼
  ・ソフトドリンクの提供方法、ホテルと協議


5.進行表の説明と準備・分担事項の確認
  ①当日の準備開始からの進行の流れについて【進行表参照】
    ・7/11、詳細は当日の流れをホテルで再確認打合せ
     オンライン中継、音響、プロジェクターなどテスト動作確認
    ・7/23、役員は12時に集合
  ②開催時のオンライン(zoom)対応について:(事務局)
     必要機材:パソコン2台、カメラ2台(事務局手配)、プロジェクター
     スクリーン借用:(120インチ)
     ※会場全体、会場とオンライン参加者のために専用カメラを事務局で手配
     ※オンライン参加者との交流検討
         (チャット、グループ設定他事務局萩坂担当で現在企画中)
  ③ミニイベント・企画について
    ・校歌(C Dの確認)緒方確認済
    ・本部馬郡会長、新校長先生挨拶・・・確定
    ・関西、福岡柏葉会会長からの返答無し
    ・佐世保市長朝長様へのビデオメッセージ・・・7/8ビデオ撮影決定
     (佐世保市東京事務所長中山様)・・・送付形式については事務局中尾と打合せ済
    ・大学生とのオンライン交流・・・現時点では部活やバイトで参加難しい(緒方)
    ・学校紹介(ビデオ借用確認):池田会長、佐世保風景(佐世保観光協会):中尾
      (編集して7~8分上映)

6.『東京柏葉会 設立30周年記念誌(仮称)』の作成について・・・ご協力者募集
  総会開催準備が整った後に協力者を募集し設立30周年記念誌委員会を設立
  内容、完成目標など協議予定 ※役員会、理事会で定期的に報告 
    ・目的(案):これまでの歩みを振り返り会員同士のつながりを深耕
    ・完成目標:今後検討、タイムスケジュールを決めて協議開始
    ・記念誌委員会メンバー:今後募集し決定メンバーの中から委員長を決定
    ・主な案:寄稿文、母校情報、写真、広告他
  ※池田会長:期待値として本年度完成を目途に活動のお願い

7.理事(年次幹事)候補者について
   ・候補者推薦、時期限定せずに随時募集。積極的に推薦をお願いしたい(池田会長より)

8.令和4年度予算案・・・大滝会計より報告

9.今後のスケジュール
   ・リーガロイヤルホテルとの事前協議(役員他):7111815分~
   ・7/23以降・・・総会プログラム作成、賛助金、年会費御礼(8月下旬頃発送予定)
      内容:本部馬郡会長挨拶、校長先生挨拶、各理事コメント、進学状況など
   ・総会反省会:9月下旬頃、理事会開催予定
      (コロナ感染状況が落ち着いていればリアル開催にも期待)
   ※必要に応じた臨時役員会は総会後に判断
   ※次年度の総会日程(ホテル予約):71(第一優先)8日、624
     キャンセル料金は181日前から発生するので年内には決定必要
        (前回開催時間参考:開催時間は10:30~講演会11:00~総会)

10.その他連絡事項
   ・佐世保北高北星会:93日(土) @新宿ハイアットリージェンシーホテル
   ・東京柏葉会ゴルフコンペ:1012()開催、ゴルフ場変更
   ・大村高校:1015日(土)開催予定(来賓者無し)
   ・福岡柏葉会:1029日(土)開催予定
   ・東京佐世保会:1116日(水)開催予定
   ・長崎県人会:1211日(日) @東京プリンスホテル

以上

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