2020年3月 東京柏葉会役員会議事録

日時  :2020年3月6日(金) 8:40-20:15

場所  :市ヶ谷サニービル302 貸し会議室 (住所:千代田区九段北4-1-16)

出席  :池田会長、川口幹事長、今村、平、大滝、八並、古川、中山、中尾、緒方 (敬称略)
配布資料:役員会アジェンダ、諸先輩方のインタビュー原稿

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1. 池田会長より挨拶
30周年記念大会は、コロナウィルスの問題があるので、他校の動向も確認しながら方向性を決定したい。仮に、延期・中止となれば案内に漏れがないように注意したい。
2. 2019年度東京柏葉会賞 授与式報告(中山副会長)
2月29日(土)、本校校長室に受賞者を招き授与、個別対応ではあったが喜んでいただいた
賞金は、団体グループ現金2万円、個人5千円で関係者もご賛同
授与式の個別写真は、後日送付してもらい掲載を検討する
その後、13時30分から3年生(マスク着用)だけ出席し卒業式挙行、式は約1時間で終了
同窓会入会式前に、東京柏葉会賞表彰の表彰はせず池田会長にて挨拶のみ対応。
3. 新型コロナウィルスの対応について協議
☆新型コロナ感染者(検査体制が十分でなく)増える可能性が大、政府も特措法案準備中
 自粛要請もあり、事態は逼迫しつつある。 今後どうなるのかまったく先を見通せない状況

【基本情報】
①ホテル側(担当者小西様)とのやりとり結果
キャンセル料は、120~60日迄:22万円、60日を切ると宴会費の30%(約70万円)。
   延期も考慮し秋以降、空いている日を確認:9/13、9/21、9/27、11/28
   9/27(日)、11/28(土)を一応仮予約済  ※延期の場合、キャンセル料は不要
②30周年記念ダイジェスト版作成、入稿を考慮すると4/20が延期・中止の判断リミット
③他校動向:佐世保北高は5月開催を9/26(土)に延期(北高は2年に一度の開催)
佐世保工業は、5月開催を中止し来年に延期

【11月延期の場合のご意見】
・9/27開催は、前日に佐世保北高の同窓会があり11月が現実的
・高齢の先輩方の出席を考えるとやはり今年中に開催した方が良い
・今年は、コロナ問題で4月、5月に理事会等を開催するのは困難で準備不足のため
 延期した方が良い
・例年、秋から年末にかけ各種会合(東京佐世保会、長崎県人会など)が続き、
 東京柏葉会の準備に専念できない
・11月に延期すると、5月中には延期をお知らせし10月案内状発送。
 礼状の発送等事務処理完了は年明け
 来年6月に総会を通常開催するとなると、また年明け直後から準備作業を
 開始しなければならず事務局他関係者も疲弊してしまい、満足な準備はとても不可能
・総会の承認事項は、メールや郵送で案内する必要がある。
 (会則は毎年総会開催、役員任期は2年のため)

【今年度は延期・中止の場合のご意見】
・休校やスポーツイベント中心など直近の情勢を踏まえると、来年度への延期が賢明
・今後、役員、理事の他協力者を募り、30周年にふさわしい特別なイベントを準備できる
・会員のモチベーション維持のため、新型コロナが収束した時期に集会(忘年会、
 親睦会、若手交流会など) を計画する

【協議結果】
(1)まず各理事に6月開催の審議(延期・中止)、3月18日と当面の理事会中止を案内する
(2)その結果を踏まえ、4/9役員会にて次の開催予定、年会費・賛助金のお願い、
 振込用紙、印刷物など詳細を決定
(3)各方面の来賓、他校会長、協賛各社他遠方の方には、6月延期・中止の案内状を
 早めに発送する
(4)東京柏葉会ホームページで6月延期・中止を告知する
(5)特別措置で役員任期期間継続、年会費振込お願い等を案内状に記載する
(6)講演予定者田中様へ延期のお詫びとご挨拶(中尾さんに依頼)
(7)諸先輩方のインタビュー、若い回生の座談会延期のお知らせ(今村さん、中尾さん)
(8)令和2年度予算案を修正し、次回役員会で報告(大滝さん)
(9)来年度の幹事回生は、今年からスライド(20、30、40、50、60、70回生)して
 ご協力いただく
 ※元々来年度の幹事回生(21,31,41,51,61,71回生)も協力するアイデアあるが、要検討
(10)長寿の祝いは、2年分合同で実施する

4. その他
・諸先輩方のインタビュー原稿配布(来年度活用)
・東京柏葉会の年表作成のため、直近10年間の会務報告まとめ(池田会長)
・30周年記念成功の為には資金増額を検討計画していく。
・物販にタオルなど作成してはどうか?

以上

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