2022414日 東京柏葉会役員会議事録
                             
記録:2022414日(緒方)

日時  :2022414日(木) 19:0020:45
場所  :zoomによるオンライン会議
出席  :池田、川口、今村、前山、平、大滝、八並、古川、中尾、緒方   
配布資料:アジェンダ、基本的な考え方・実施企画の骨子についての資料、
     3/2431役員会議事録

1.池田会長より開会挨拶(古賀新校長について)
 『基本的な考え方・実施企画の骨子』に沿って合意を得て、協議・段取りして具体的に日程を
 決めていく必要がある。
  現段階では東京のコロナ感染者は横ばいであるが状況を十分に見極めてから動くのは必須で
  ある。
 総会開催については反対意見もあるがコロナ対策を考えリスクを少なくして開催するための
 協議をし、次回の理事会開催日時も決めて欲しい。

【古賀新校長について】
  S62.4月壱岐高校→佐世保北、長崎西、上五島、長崎北陽台、上五島を経て佐世保南高校
  28代校長に着任。(詳細は後日確認予定)

2.第30回総会に向けて企画検討
 ①基本的な考え方、実施企画の骨子について
  ・コロナ禍を十分に考慮していかなる段階(時期)でも無理はしない
   (政府や自治体の方針に準拠)
  ・会員の東京柏葉会への期待に応えることを目標とする
  ・役員、理事、会員のいずれであっても会場への参加を強要することがあってはならない
   (リモート活用はそれに該当しない)
  ・開催準備に関しては役員全員可能な限り積極的に実務の支援をする
      ※総会は、SNS・ホームページを通じて、コロナ感染対策の徹底、実施時間、内容、
     会場参加費を発信
     長寿のお祝いは必須とし、開催日、スケジュール、準備など早期起案し早めに案内

 ②総会の基本方針
   『コロナ感染対策を徹底し、感染リスクをできる限り排除(参加される方の安全・安心を
    最優先)』 →最大限のリスク回避
    基本事項:マスク着用、アルコール消毒、検温、三密回避(人と人の接触機会を減らす) 
          飲食(アルコール)無し、開催時間の短縮、収容人数配慮
          当日体調不良の方の欠席や総会終了後の直帰のお願い
 ③開催概要
   ・日時:2022723日(土)
       13:00〜もしくは14:00〜(開催時間未定、Max2時間以内)
   ・会場:リーガロイヤルホテル 2階 エメラルド
   ・参加人数:想定約50名(1テーブル2名、スクール形式、最大64名まで)
   ・リアル参加料(年会費含まず):3,000円(お土産は別途ホテルと交渉)
   ・オンラインでも参加可能(中継時間は後日協議)
   ・飲食なし(ソフトドリンク提供、アルコールなし)

 ④会場費用(金額は税別、4/10時点情報)
     ・会議室料:約160,000円、基本音響照明費用:25,000円、
         飲み物代:@650円(コーヒー)
   ・お土産は、後日役員がホテルと交渉しお菓子他選択し費用も決定

 ⑤案内状の発送について
   ・発送数:前回の統計から約1,500通発送予定
   ・封入物
     総会開催案内状(A4両面、2枚)、振込用紙、返信用ハガキ、ホテルのアクセス・
     コロナ対策案内
     ※振込用紙は印刷済、返信用ハガキは受取人支払申請済・サンプル作成中
     ※返信用ハガキは、開催中止に備えてメールアドレス、電話番号記入をお願いする
      当日ご参加予定の方は、特に必須を促す書面にする

     ※振込票(今回、会場で年会費は徴収しないので振込のお願いを記載)

   ・案内状の内容
     会員全員へ発送分→長3封筒、A44PA3六つ折)
     総会開催のご案内、会長挨拶、年会費、賛助金振込お願い、東京柏葉会賞報告、
     会計報告、会務報告、会則改定について、(ゴルフ会案内)

   ・スケジュール
     5月末 原稿締切、6月初旬 入稿、
     618() 発送作業(事務局+役員有志、10名以内)

   ※長寿のお祝いの対象回生には、事前に出席者調査(今村副会長)
   ※返信用ハガキ(出欠回答)の締切は、710

 ⑥総会について
   ・式次第:会長挨拶、会計報告、会務報告、会則変更についての審議、長寿のお祝い、
    閉会の挨拶、写真撮影
   ・その他企画:馬郡会長、新校長、朝長市長(録画でも可)にオンラインでの参加要請
           母校生徒さん、関東在住大学生、アンダー40の方々とのオンライン交流
          校歌(合唱はなし)、部活などの映像投影、既存の校内紹介映像投影、
          ブラスバンド部演奏画像などの活用など
   ・配布物:総会アジェンダ、会計報告、会務報告、会則変更について
        ※後日(8月中旬以降)、『総会報告書』を会費振込の方に発送
         内容は、総会開催報告、校長挨拶、馬郡会長コメント、各理事コメント、
         進学状況報告他

 ⑦リアル開催中止となった場合
    623日までには開催判断
    ※まん延防止措置、緊急事態宣言発令の場合は中止、オンラインも開催しない
     参加予定者への案内方法:ホームページ、メール(高齢者には配慮必要)

 ⑧役割分担(今後順次決定)
      司会・進行:川口幹事長 
      オンライン操作(ZOOM):事務局中尾、萩坂
                   (プロジェクターは県人クラブ事務所に保管中) 
      会場装飾:事務局中尾(長寿の祝い看板、座席表)
      受付は、参加者も限られているため少人数で対応

3.設立30周年記念誌発行について
  総会開催の準備が整った後に、協力者を募集し設立30周年記念誌委員会を設立
  内容、完成目標などを協議予定 ※役員会で定期的に報告

4.今後のスケジュール
  【総会までの日程案】
   4月下旬 理事会(総会開催概要説明)、
   5月中旬 役員会(案内状確認、総会式次第検討他)
   6月下旬〜7月初旬 役員会(総会参加者確定、式次第確定、役割分担確定)
  【確定スケジュール】
    理事会(オンライン会議):427() 1900
    役員会(オンライン会議):520() 622() ※総会開催最終判断
    案内状発送作業:618()
    総会(リアル+オンライン会議)723()

                                       以上

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