2022427日 東京柏葉会理事会議事録
                           記録:2022427日(緒方)

日時:2022427日(水) 19:0020:30
場所:zoomによるオンライン会議
出席:池田、川口、馬場、今村、杉崎、宮内、前山、平、大滝、八並、芹川、古川、
   松本、中尾、緒方(敬称略)
配布資料:アジェンダ

1.池田会長より開会挨拶 
   ・会議の主旨について説明:
    3/18理事会での案を役員会で数回議論した。
    本年度2回目の理事会で、総会開催について進める方向で議論し決議をお願いします。

2.これまでの検討経緯について
 ① 前回理事会(318日)での残課題事項
  今年度の総会・懇親会開催について、当日の理事会では反対、賛成と意見が分かれ、
  多数意見は『総会はなんとかやった方が良い。
  懇親会は中止若しくは開催するにしても小規模で簡素な内容とすべき』
  この意見をふまえ役員会で継続審議することとなった。
 ② 役員会(3/24,3/31,4/14)協議結果概況 
  役員会でも開催について意見が分かれ3回協議
  開催反対の意見もあったが理事会での意見、コロナ感染リスクの低滅、ホテルへの
  キャンセル料支払いなど様々な角度から検討を重ね、コロナ感染リスクを最大限回避した
  内容で総会のみ開催する方向で再度理事会に諮ることを提案

3.本日の提案事項
3.1本年度の総会の開催方針・条件について
 ①基本的な考え方、実施企画の骨子について
   ・コロナ禍を十分に考慮していかなる段階(時期)でも無理はしない
    (政府や自治体の方針に準拠)
   ・会員の東京柏葉会への期待に応えることを目標とする 
   ・役員、理事、会員のいずれであっても会場への参加を強要することがあってはならない。
    (リモート活用はそれに該当しない)
   ・開催準備に関しては役員全員可能な限り積極的に実務の支援をする
 ②総会の基本方針
   ・『コロナ感染対策を徹底し、感染リスクをできる限り排除(参加される方の安全・
     安心を最優先)』 →最大限のリスク回避する
  基本事項:マスク着用、アルコール消毒、検温、三密回避(人と人の接触機会を減らす)、
       飲食(アルコール)無し、開催時間の短縮(2時間以内での開催)、
       収容人数配慮、当日体調不良の方の欠席や総会終了後の直帰のお願い
 ③開催方針・プログラム
   ・総会、長寿の祝い(111213回生)、ミニイベントを主体に開催する方向で進める
   ・ミニイベントとしては母校のビデオ投影(馬郡会長・新校長)、オンラインで大学生と
    交流等を検討中
     ※コロナ感染状況を踏まえた開催可否の最終判断は6月下旬とする
 ④開催日・開催時間の変更について
   ・当初日程を変更し723日(土)を候補日にする
     (コロナ情勢見極めと準備期間確保のため)
   ・開催開始時間の要望確認→14時開始(昼食を済ませて参加可能)
 ⑤会場参加人数について
   ・理事会メンバー、長寿の祝い対象者(11・12・13回生)を主体とする
    長寿の祝い対象回生 事前アンケート結果:最大20名程度参加予定
   ・3名用テーブルに2名着席として人数枠50名程度(最大64名まで収用可)
         ※案内後の参加希望で流動的に対応
 ⑥開催会場について
   ・当初予定通り:リーガロイヤルホテル『エメラルド』ルーム使用予定
 ⑦リモート参加の実現について
   ・リモート方式(zoom,プロジェクター活用
     ※事務局メンバーがサポート体制を準備(後日詳細打ち合せ予定)
 ⑧当日の参加費(リアル)等について
   ・年会費・賛助金を含まない金額として13,000円を予定
   ・リアル参加者にはソフトドリンク・お土産を準備
   ・年会費・賛助金は振り込みが基本(リアル参加者も振込、当日は参加費のみ徴収)
   ・オンライン参加者は参加費無料
   ・会場費用は例年通り会計より支出
 ⑨リアル開催中止とする場合
   ※まん延防止措置・緊急事態宣言発令の場合は中止・オンラインも開催しない
    参加予定者への案内方法:ホームページ、メール(特に高齢者には配慮が必要)

【総会の開催方針・条件を説明し、理事の方々のご意見を伺う】
 ≪理事の方々の意見≫
   ・最初の案は100人ではなかったか? 理事や回生によっては出席者が多い為、
    想定人数オーバーになるのではないか?
   ・対面で皆さんと会いたい
   ・50人に制限して総会を開催する意義があるのか?寂しい感じがする
 ≪会長回答≫
   ・ホテルは1テーブル3名用を2名着席として参加者50名程度としているが、
    最大64名まで収容可能
   ・他校の情報や佐世保柏葉会本部総会中止の件を説明
   ・イベントは少人数で可能な内容

【結果】
  リアルな参加人数が現時点では把握できないので5070名を想定し、部屋(エメラルド)の
  大きさなど考慮し収容人数が密にならないようホテル側と相談。
  (6月中旬に案内状発送なのでその反応を見極める)
   ※総会のみ開催について理事役員全員15(出席者)の賛成を得る→総会開催決定

.開催までのスケジュール
   ・案内状発送作業:618日(土) ※事務局メンバー+役員有志)、約1,500通発送予定
   ・封入物:総会案内状(会長挨拶・東京柏葉会賞報告・年会費/賛助金の振込お願い・
        会務報告・会計報告・会計監査報告・会則変更)、振込用紙、返信用ハガキ、
        ホテルのアクセス(送迎バス時刻)、ホテルのコロナ対策案内
   ・会場参加受付締切:6月末(一次)、7月10日(最終) ※リモート参加7/21予定
   ・総会開催:723日(土) 14時から

4.『東京柏葉会 設立30周年記念誌(仮称)』の作成について
   ・総会開催準備が整った後に協力者を募集し設立30周年記念誌委員会を設立
     内容、完成目標など協議予定※役員会、理事会で定期的に報告
   ・目的(案):これまでの歩みを振り返り会員同士のつながりを深耕
   ・完成目標:今後検討、タイムスケジュールを決めて協議開始
   ・記念誌委員会メンバー:今後募集し決定メンバーの中から委員長を決定
   ・主な内容():寄稿文、母校情報、写真、広告他

5.総会の議案と課題について(案)
5.1議案(案)
 ①会則の一部変更について  ・・・前回理事会にて承認済み
   ・理事の改称・・『年次幹事』に変更
           →入会しやすい名称にし、役割をわかりやすくするため
   ・役員の役職追加(副事務局長)→補佐的立場から次のステップへ入る人数を増やすため
   ・顧問、参与の役割の明確化
 ②役員の任期延長と一部変更について
   ・現任の役員任期をさらに1年延期するが、一部役員の追加などの検討を進める
   ・来年に向けてフルスペックの総会・懇親会開催準備のため
 ③2021年度会務報告
 ④2021年度会計報告
 ⑤2021年度会計監査報告  

5.2課題
  ※議案に対する賛否の集計方法に関して・・・会則では出席者の過半数の賛成で可決
  今回はリアル、オンラインとも参加者が例年より少ないと想定
  今回は特例として、①リアル参加者 ②オンライン参加者 ③提案の議案への賛否を
  返信ハガキで回答
     ①+②+③の過半数にて可決とする

6.今後のスケジュール
   役員会(オンライン会議)520日(金)、622日(水)※総会開催最終判断
   年会費・賛助金の御礼として、『総会報告書』作成 ・・・8月下旬ごろ発送予定
   ※内容は、校長挨拶、馬郡会長コメント、各理事コメント、進学状況他

7.その他の連絡事項
    ・関東在住の新入生は4名を把握(事務局)
    
・長崎県人クラブ総会:5271700から田町クオンホテルにて

以上

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