2018年11月29日 東京柏葉会役員会議事録

日時  :2018年11月29日(木) 18:40-20:00
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、平、大滝、古川、中山、中尾、山村(紀)、金氏 
     懇親会から参加:山村(満)、伏原、斎藤   (敬称略)
配布資料:①年間活動表②他校・他地区柏葉会 参加実績と特徴③事務局関連作業一覧
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1.年間スケジュール確認 川口(33回生)
  1)会議日程  
    ①1/23(水) 役員会
    ②2/14(木) 新年会・理事会、日比谷:松本楼
           集合 18:30 開始 18:40 食事 19:00~
                            予算 7,000円
          2h 30人で仮予約
    ③3/7(木) 役員会
    ④3/19(火)理事会
    ⑤4/19(金)理事会
    ⑥5/16(木) 案内書発送作業
    ⑦6/13(木) 理事会
    ⑧7月下旬 礼状送付 後日決定
 仮⑨8/2(金) 役員会(反省会)
 仮⑩9/13(金) 理事会(反省会、打ち上げ)
  2)その他のイベント
  ①南高修学旅行での東京柏葉会紹介と東京柏葉会賞の説明 12/7 
    ②東京佐世保会新年会 1/22
  ③長崎県人クラブ 新年賀詞交換会 1/24
  ④東京柏葉会賞授与式 2/28
  ⑤佐世保工業 総会・懇親会 5/25
  ⑥猶興館高校 総会・懇親会 5/25
  ⑦佐世保本部 総会&懇親会 7/20
  ⑧関西柏葉会総会・懇親会 10/12
  ⑨福岡柏葉会総会・懇親会 10/26
  ⑩東京柏葉会ゴルフ          10/10   

2.懇親会について 川口(33回生)
  1)講演会講師
   20回生代の当番幹事(来年は29回生)から選出するのが基本になっているので
       29回生から選出する方向で進める
   2)イベント
   ここ2年、回生毎の集合写真撮影をイベント代わりにしているが、3年連続だとマ
       ンネリ感があるため別のイベントを実施してはどうかという意見が出された
   他校のイベント例
   ・長崎西 上奥まいこさんコンサート
   ・長崎東 スマホを使ったクイズ
   過去にも佐世保や長崎に関するクイズ等を検討したこともあった
  -> イベントを実施する方向で継続検討する
     なお集合写真は前列下手の以前のバザーの場所で行う(案)
 3)総会・懇親会会費
  ・年会費込みで10,000円のままとすることで決定
  ・学生は年会費だけ、高齢者は安くするなどの意見が出された
    他方、あまり会費にバリエーションがあると受付が大変という意見もあった
  ・総会・懇親会費の事前振込みについて検討したが、現状では難しいだろうと
   いうことになった
 4)当番幹事
   2019年は19回生、29回生、39回生が当番幹事だが29回生、39回
   生は総会・懇親会の出席者が少ない
   29回生は過去に数回出席していた長岡さんがキーマンとして有望ではない
   かという意見が出た
   役員からのアプローチだと身構える可能性があるので、同じ当番幹事の伏原
   (39回生)から柔らかくアプローチしてもらうことになった
 5)長寿の祝い
   金銭と花束の二つはやめて、金銭相当の祝い品だけにしてはどうかという意見が
   出された
 6)会報
   会報の発行について検討した
   発行のための負荷が高く、発送費用も嵩むため、2020年、第三十回に向けて
   検討することとした
 7)案内書
   佐世保西では案内書を郵送せずラインとメッセンジャーだけで通知している
   往復はがきだけで運用しているところも多い
   -> 案内書や年会費等の振込票の同封が有り、いずれも東京柏葉会では難しい
      ということになった


3.懇親会集合写真の名前記載について 山村(31回生)
  担当者遅参のため、役員会終了後の懇親会で確認することとした

4.他校同窓会トピックス報告(池田会長)    
 1)講演会の実施有無
   講演会が無いと集合時間や受付の拘束時間など、負荷軽減効果が大きい
   また費用面や運用面も改善される
   他方、講演会は南高の伝統であるという意見もある
   -> 講演会を総会・懇親会の中に組み込み、イベントの一つにするようなことが
      できないかという意見が出た
      2019年の講師選出、講演内容と合わせて継続検討する


5.事務局作業の移管について 金氏(25回生)
  金氏が2019年6月頃、退職し帰郷するため後任者への作業移管を進めている
  新事務局の住所については緒方副会長(26回生)了承済み
  PC操作は得手ではないため他に複数事務局をおいて分担することを検討中
  12/7に池田会長が本人に担当可能範囲を確認し、それ以外の作業の分担を考える 

 
6.東京柏葉会賞について 中山(31回生)
  東京柏葉会賞の応募チラシについては作成済み(表:案内文、裏:応募用紙)
  一年生分は送付済み、二年生は修学旅行で手渡す予定
   修学旅行での告知は12/7(金) 有明のワシントンホテル 昼食の会場にて行う
  二回に分散される可能性有り
      参加者は池田会長、今村(15回生)、緒方(26回生)、中山(37回生)、
      井芹(61回生)
      内容は12月初旬にホームページ掲載予定
                                     以上


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