2017年6月13日東京柏葉会理事会議事録

 

日時  :2017年6月13日(火) 18:30-20:00

場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室

出席者:浦松会長、山村幹事長他、全35名

配布資料:①総会・懇親会出欠人数、②総会・懇親会出欠名簿、③写真撮影シーン等について、

               ④当日タイムテーブル、⑤景品一覧表、⑥福引要領

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1.総会・懇親会参加者の確認と各回生への最終参加促進のお願い 金氏(25回生)

 ・「総会・懇親会出欠人数」を元に説明

 ・2016年度と比較すると40人少ない 

      -> 出欠状況の判る資料をメールするので出席の見込みのある方に再度アプローチして

              欲しい

 ・理事会当日に13名の出席を確認

 

2.写真撮影について 池田(21回生)

 ・「写真撮影シーン等について」を元に説明

 ・懇親会風景テーブルではなく壇上に登ってもらって撮影する

  カメラマンが固定されるのでテーブルの懇親風景が撮影できない

   -> テーブルの撮影は各年次の理事が担当する

 ・原則はテーブル単位、多いところは回生単位に撮影する

 ・椅子を5,6席準備しておく

 ・回生単位以外は回生札が複数必要になる

 ・写真撮影のサポート役は27回生他、役員有志とする

  13:15分から1時間程度で撮影ではなく、集合や事前準備などをサポートする

 ・ステージの上から会場全体を撮影したい 中山(37回生)

   -> 脚立、広角レンズなどの条件が揃えば可能

       脚立などはホテルとの打合せで確認する

 ・スナップ写真担当

   千北(41回生)、山村(31回生)、大滝(31回生)他

 ・フォトプロップスを準備する 中尾(40回生)

 

3.福引

 ・景品一覧表、福引のスポンサーに洩れ、誤りがないか確認

 ・福引手順 別紙「福引要領」を元に説明

 ・来賓も景品の持ち帰りを除き、同じ扱いとする

 ・その他

   香月(37回生)が抽選の補佐を担当する

   景品の持ち時間は全体で30分

 

4.総会・懇親会進行表説明 山村(31回生)

 ・「当日タイムテーブル」を元に説明

 ・司会は友添1名

 ・設営支援 山村(41回生)、千北(41回生)、8:30集合

 ・来賓の土産手配は役員が担当

 ・佐世保の袋、ふるさと納税、回帰支援センターの資料は300準備

 ・B1 四季の音響等の確認に平(23回生)参加、ホテル側の音響スタッフとの打合せ

      時間を確 認する

 ・B1講演会への誘導看板を準備する、若手がB1へ誘導する

  候補は川口(36回生)、藤田(40回生)、9時くらいに集合する

 ・受付けに2~3名(27回生)、少し早めに集合、遅刻対応もお願いする

 ・昨年は受付が暑かったのでホテルに相談しておく

 ・招待者対応は岩崎(12回生)、山崎(9回生)

 ・カメラマンとの打合せは9:30、駄目な場合は懇親会前に説明する

 ・総会は椅子を130席準備

 ・野田さんの講演会司会は円田(27回生)

 ・黒田さんの講演会タイトルに(仮)がついたままなので確認する

 ・協賛金は大学生+豊浦(8回生)+女性理事で担当

 ・来賓は20名で内海会長は今年で退任される

 ・佐世保市長のメッセージは入り口に掲示し、司会も読み上げる

 ・長寿の祝い 挨拶は豊浦(8回生)、プレゼンターは中尾(40回生)

  長寿の祝いのボードと黒盆を準備する

 ・大学生の自己紹介は学校、学部と出身中学程度にする 

 ・応援団旗は手配済み

 ・バザー品の提供依頼 (浦松会長)

  中尾(40回生)からドレスシャツ50着を提供、ハンガー付きなのでラックだけ

      ホテルと相談 

 ・景品、バザー品は前日確認するが当日持込みも可

 

                                        

 

以上

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