202234日 東京柏葉会役員会議事録
                                               記録:202234日(緒方)

日時  :202234日(金) 19:00-20:00
場所  :zoomによるオンライン会議
出席  :池田、川口、今村、前山、平、大滝、八並、古川、中山、伏原、中尾、
            萩坂、山村、緒方 (敬称略)
配布資料:アジェンダ、1月度役員会議事録

1.池田会長より開会挨拶
     今の状況ではまん延防止措置延長(321日まで)が予想されるが、18日の理事会は
     リアルか、リモートか、また7月の総会・懇親会の開催をどうするか協議してほしい。
     今の時点で決定は困難だとは思うがリアルに集まって理事会を開催し、
     今後の展開について率直なご意見をお聞かせいただきたい。
2.東京柏葉会賞の表彰結果について(事務局 緒方)
  本年度も前回同様、書道家森様(37回生)に依頼し『悠々』の文字を賞状に入れて
  デザインし作成  団体4チーム、個人7名表彰
  柏葉会本部の馬郡会長に代行として、校長室にて表彰状と賞金の授与を行っていただいた。
  
  本校柏葉会副事務局長 田川先生、馬郡会長より報告
    2月28日、同窓会入会式と東京柏葉会賞表彰を行い受賞された生徒お一人、お一人に
    お名前をお読みして授与することが出来、生徒諸君は緊張していましたが大変喜んで
    いました。
    受賞された生徒は今回の受賞を糧に、さらなる精進への決意を述べてくれました。
    ※表彰の様子は、ホームページにアップ予定

3.次回理事会(予定318日)の開催計画についての協議
 【協議事項】
  ①開催方式の変更是非について
   A:オンライン開催にするか?(会場はキャンセル)前回のリモート実績から
     参加者は数名の可能性
     ・理事会が7月の総会開催の見極めのタイミングであり理事の方々の意見を吸い上げる
      機会なのでリモート+リアル、飲食なし、会議のみで集まって判断をする
      必要があるのではないか(池田会長)
     ・一部だけでもリアルに集まるのはどうか? 
      代案として県人クラブで10名程度であればまん延防止措置期間でも
      開催可能(川口幹事長)

   B:予定通り感染対策制限条件に開催するか?
     ・アルコールなし、お弁当手配などホテル側の対応ができればリアル開催が望ましい
     ・会場のホテルに行ってみる必要があるのではないか

  ②オンライン開催も視野に開催する場合の条件(政府や自治体の行動制限に準拠)
     ・会社規定など各自の判断でリモート、リアルを決め理事会を開催
     ・理事の方々には再度飲食なしを案内し、リアルか、リモートか選択いただいく
     ・ホテル側にはアルコールなしで、会場とソフトドリンク代の費用など
      打ち合わせする(池田会長)
       25名以下に人数変更、会場代は支払い
     ・会計は、例年通り理事会開催費用(懇親会)として会場代を予算計上
      会場参加される方からはソフトドリンク代として,1,000円徴収

  ③理事会資料内容
     アジェンダ:東京柏葉会賞表彰報告、会計報告(賛助金と本会計の一本化)
           会則変更案(理事⇒年次幹事)、第30回総会・懇親会に向けた協議事項他
      ※アジェンダに沿って各種資料準備

4.第30回総会・懇親会に向けて企画検討の状況について(202172日(土)開催)
  ※昨年検討した企画内容の再確認と軌道修正の要否に関する協議継続
  ①コロナウィルス対策に最大限配慮・・・第6波などへの判断時期、WITHコロナへの対応
   ・開催条件:
     例年通りの開催(フルスペック)は厳しい(中止せざるを得ないかもしれない)
     7月開催の場合コロナ感染者数によってはリスクが大きい、責任問題など検討必要。
     開催時間を短くし、アルコールなしとか条件を決める。
     会計予算から、最低200名の参加が必要である(従来の飲食懇親会形式の場合)
   ・開催判断の時期:3月18日の理事会にて来年に延期、総会だけでも開催等を決定する
   ・オンライン開催: 総会だけでもオンライン開催、書面総会決裁を含めて協議
   ・5月以降感染再拡大に向けた準備(ホテルキャンセル期限):理事会終了後再度検討

  ②記念誌(総会プログラム)について
   ・昨年よりコロナ禍で予定が遅れているため事務局としては延期する案内、
    リーフレットを先(7)に送付
    リーフレットは、東京柏葉会賞報告、会務報告、会計報告掲載
    1行コメント(理事の方に協力要請)、写真掲載
    会費の振込みのお願いは、リーフレットに入れた方が良い
   ・記念誌作成について
     記念誌は、例年通りの内容で会場開催される年に発行
      ※池田会長:来年30回記念として、タイミングは制限せずに記念誌を作成
     (今後スケジュールを決定し、記念誌委員会設置なども検討)
      今年開催しないと3回中止になるので、広告費を集めて今までに携わった方々に
     寄稿を依頼する

【ご参考(2020年度案)】
① キャッチフレーズ、スローガン募集(ビジョン、基本コンセプト)
② 主なイベントについて
  ・講演会(田中知美様)写真撮影(各テーブルは年次幹事が撮影、カメラマンは
   各イベントを中心に撮影)
  ・各イベントは『お祭』をコンセプト※最大13:15〜14:40(歓談、福引含む)
③ 記念誌(総会プログラム)について
  ・ダイジェスト版冊子を案内状とともに送付(4月末完成目標)(4月下旬入稿)
  ・記念誌作成協力者募集
④ 展示コーナ、物販、広告他・・・手袋着用、オンライン地元の支援、将来的に繋げる
⑤ 企画推進メンバー募集(随時)

5.役員体制変更や理事体制強化について
  ①役員改選計画の考え方と変更案作成の期限について(池田会長)
   ・私が会長になり丸3年過ぎ4年目に入っているが、私を含む現役員の改選や補強も含めて、
    次回総会時には新しい役員・理事として1人でも多く加わっていただきたい。
    一部役員の自己都合で変更を相談しているが、その他は進展が無い。(詳細記載省略)

  ②理事の追加候補者とアプローチ方法の具体化
   ・理事の推薦1名:承認してもらうためにもう少し時間が必要(事務局 中尾)

6.2022年度スケジュール
 【確定】理事会:318日(金) 1830分~
     第30回総会・懇親会:72日(土)
 【予定(候補日)】
     理事会:415日(金) 520日(金)《案内状発送》 617日(金)

7.その他連絡事項
  ・513日(金) ゴルフ大会 :佐世保北校と佐世保南校の対抗戦(大宮国際CC)
  ・佐世保史談会:佐世保人物事典発刊のご案内(伏原東京佐世保事務所所長)

以上

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