2018年8月2日 東京柏葉会役員会議事録

日時  :2018年8月2日(木) 18:35-21:00
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席  :池田(会長)、今村、緒方、山村、大滝、中山、八並、川口、古川、金氏(敬称略) 
配布資料:①役員会アジェンダ、②総会・懇親会収支報告、③総会・懇親会開催報告、
              ④総会・懇親会 良かったことや反省点・課題、⑤事務局報告
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1.池田会長より総会総括
 ・総会・懇親会の出席者は若干だが増加、会も盛り上がった
    その後の処理は会費・賛助金振込者への礼状送付まで進んでいる
  ・浦松顧問は、本日急用で欠席だが、基本的には役員会にも出席していただく

2.お礼状の送付進捗報告  金氏(25回生)
 1)招待者
  a)出席者    21名
  b)欠席者     9名
 2)広告掲載者、景品提供者
  a)広告掲載者  34件
  b)景品提供者  18件   *6件は広告&景品
 3)会費、賛助金振込者
  7/末現在 213件

3.総会報告レポート進捗状況報告 川口(33回生)
 1)「東京柏葉会 第28回 総会・懇親会 開催のご報告」
  主な修正点
   ・東京柏葉会賞  2018年3月 -> 2)月
   ・福引 緒方(25回生) -> (26回生)
   ・福引の説明文:38回生が頑張っていたという文言を入れる
           後ほど古川(36回生)から川口(33回生)へ連絡する
     ・「▼担当の38回生のスタッフも進行に協力」 -> スタッフの後の文言は削除
   ・「▼福引景品の数々」 -> 「▼福引当選者」
       ・ミニバザー  売上 昨年とほぼ同じ 
            宮内(15回生)の苔玉、松本(16回生)の佃煮を記事に追加する
     ・41回生の山村さんは山村(紀)とする
     ・二次会 51名参加
            23回生、31回生、41回生が多数参加
    学生の参加は三遊亭らっ好(61回生)、前川(62回生)
    関西柏葉会の富田さん
       *総会レポートについては上記の他、昨年度の説明文が残っているところがあるので
            全体を見直す
 2)その他
   ・回生の集合写真に名前を入れる件
      3年前に一度実施 
    名前を入れるのには時間がかかるので一旦ホームページに掲載してから考える
    名前を入れたくないという年次もあるので次回の理事会で検討をお願いする

4.会計報告 大滝(31回生) 
 1)東京柏葉会本体
  a)収入
    広告費 昨年に比較して大きく増加
  b)支出
    長寿の祝い 増加
    会場費    減少
    印刷費など 減少、中尾(41回生)の努力によるところが大きい
    ウイスキーの下の行に壱岐焼酎を追加
  c)収支
    昨年とほぼ同様となる見込み
 2)東京柏葉会賞
   ・表彰賞金、表彰盾代などで増加
 3)仕訳ルール
   ・会費を2,000円以上振り込んだ場合は会費収入に組み込む
   ・懇親会出席かつ会費振り込みの場合も会費収入に組み込む
 4)その他
   ・事務局用品保管料
   ・九十九島 Tシャツ 売上収益

5.総会・懇親会振り返り 
 1)総会:総会、懇親会で新役員だけの紹介か、役員全員の紹介かはっきりしていなかった
 2)講演会
   ・議題については、この2年間2題であったが1題を基本にする
         ・総会、講演会について、山村(31回生)担当作業は引継ぎが必要になる
 3)プログラム
         ・写真の画素数が粗い
    ホームページからダウンロードしたためと思われるので原画を渡すようにする
   ・表紙を定期的に変更してはどうか -> 来年に向けて検討する
   ・目次(広告は除く)を入れる -> 来年に向けて検討する
 4)学生紹介:初参加の学生だけにするか? -> 全員にする
 5)写真撮影
         ・ツバル映像事務所は丁寧な作業振りで写真の出来も良かった
         ・写真撮影時の誘導やカメラマン支援についてはお礼を考える
          担当、負荷軽減、分散について来年どうするか検討
   6)イベント
         ・イベントを 復活させるか?
             時間の問題があるので別途検討する
         ・集合写真は継続するが場所は以前のバザーの席にする。(案)
   7)オンライン写真販売:マラソン大会などで良くあるネットからの写真ダウンロード
         販売を検討してはどうか ―> 検討課題とする
   8)バザー:値付けが安すぎだった -> 提供者が最低額を決める運用にする
   9)福引き
       ・一部の全員に渡る方式はどうだったか
          ―> 良かったが準備の負荷が高いので、来年については一旦リセットして検討する
  ・一部と二部の切り分けが判り難かった 
          理由は写真撮影で中断したため
      ・今年は38回生がメインだったが目立たなかった 
         ―>今年は38回生メイン、37回生サポート、来年は39回生メイン、38回生サポートと
               いう具合に2回生で連携するように廻していってはどうか
               伏原(39回生)にも意見を聞いて決める
  10)景品提供回生と景品:中尾(41回生)作成の景品提供者一覧表をホームページに
        掲載することを検討する。
  11)広告掲載者:同様に広告掲載者の一覧をホームページに掲載することを検討する。
        そこから企業のホームページにリンクさせることも検討する
  12)全員集合写真:来年も継続したいが黒田(37回生)の都合次第

6.継続課題
  ①会員獲得継続
  ②会費、賛助金の増収 (会費、懇親会費)
    現状は学生無料、44回生以降は5、000円、関東地区以外は8、000円、当番幹事で
          遠隔地からの参加は5、000円
           ―> 下記について検討したが継続検討とする
    ・学生も年会費を払う
    ・会費、懇親会費の事前振込み(受付負荷軽減、キャンセル対応)
    ・懇親会費と年会費を別にする  
       ③振込み
    ・郵便局ではなくコンビニ用振込みにする
     ->コンビニ振込は入金まで時間がかかるという意見もあり継続検討とする
    ・振込手数料の東京柏葉会負担、振込者負担についても継続検討とする
  ④飲食代負担
          新宴会は7、000円+税、サービス
          5,000円を出席者負担、会の負担は3,400円程度
      -> 幾つかのお店を候補にお店の変更を検討した
                    9月の理事会で決める
   
7.役員引継ぎ
   会長、幹事長、事務局の各々で対応
   できればマニュアル化する

8.事務局課題
 ・宛先不明による名簿の消失
  54~59回生の例:
    2007年 58件  ->  2018年 8件に減少
      転居が多いのと転居の連絡が無いのが原因なので、住所確認ハガキ等の対応が必要
  ->  検討課題とする

9.東京柏葉会のofficial facebook
   現在個人用(濱本、中山)で東京柏葉会として掲載しているがオフィシャルの
          facebookを作ってはどうか?
         ->オフィシャルだと敷居が高い、セキュリティ面の強化が必要などの課題が
               出てくる
               今後、池田会長、中山(37回生)を中心に検討を進める

10.次回役員会
     9月10日(月) 18:40~

                                                                        以上
     

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