2022年9月13日 東京柏葉会役員会議事録(HP版)
                                                                               記録:2022年9月13日(緒方)
日時:2022年9月13日(火) 19:00〜20:15
場所:zoomによるオンライン会議
出席(敬称略):池田、川口、今村、前山、平、大滝、八並、中尾、緒方
配布資料:アジェンダ
1.池田会長より開会挨拶
コロナ感染者第7波拡大の中、総会開催無事終了へのご協力に感謝し、その後問題がなかったか
ご意見をお聞かせいただき、会計からは本年度の総会費用の概況などご報告をお願いします。

2.令和4年度会計収支などの見込(大滝副会長)
    ①年会費・賛助金振込状況 (9月13日現在):
    (役員・監事向けに個別報告とし、ホームページには記載省略。)
  ②第30回総会費用(中間概況)
    (収支に関しては、役員・監事向けに個別報告とし、ホームページには記載省略。)

3.第30回総会振り返り
  【良かった点、改善すべき点、その他】 参考:アンケート結果(まとめ・配布済)
 ①確認事項:総会開催後に感染などの事象が発生した情報は無いか
    ・事務局対応結果:その後、陽性者の報告は受けていない。
    ・ホテルからも感染者報告は受けていない
    ・開催終了後、御礼の手紙や電話があり無事安否確認取れて良かった
 ②案内全般(案内方式、案内時期、返信取りまとめ、来賓)
    ・感染者が増えてきている状況で直近の電話対応、欠席連絡に事務局は対応苦慮した
       ⇒次回はホームページでの事前告知も必要
    ・案内方式、案内時期、案内状に関しては例年同様で問題なし
    ・返信取りまとめに関して今回リモート参加もありメールアドレス記載をお願いして
     いたのでメルアド記載が多く良かった
    ・来賓は直前に本部馬郡会長欠席、本校校長先生のみ出席していただいた
 ③ 会場、コロナ対策、会議形式、リモート対応の状況、受付、給茶サービス内容
    ・会場の広さ、コロナ対策もアクルリ板使用し、ディスタンスも取れており問題は
     なかった
    ・会議形式:スクール形式を取り、隣との間隔も有り良かった
    ・リモート対応の状況:事務局メンバー(萩坂・杉原さん)が会場全体の画像を
     スマホ2台配置しリモート参加者へ会場の雰囲気を中継。
     インタビュー形式もあり良かった
    ・受付:会場参加者41名、人数も少なくスムーズに対応出来た
    ・給茶サービス内容:コロナ禍での配膳、蓋付コップ配膳でタイミングも良かった

 ④進行内容
   総会第1部、総会第2部(来賓挨拶、長寿のお祝い、母校・郷里ビデオ紹介、
   参加者インタビュー、閉会挨拶、記念撮影、など)
   ・総会1部:問題なく準備した通り進行し良かった
   ・総会2部:来賓校長先生お一人であった為ゆったりと時間が取れて良かった
   ・長寿のお祝い:本年度は(11,12,13回生)3回生分のお祝いでしたがスムーズに出来
           良かった
   ・母校・郷里ビデオ紹介:短時間に編集が出来ておりリモート参加者からも良かったと
               報告あり
   ・参加者インタビュー:会場とリモート参加者を繋げ三遊亭らっ好さん(61回生井芹)が
              司会担当で大変盛り上がり良かった。
              テレビ番組のような臨場感もあった
   ・閉会挨拶:平副会長(23回生)の閉会挨拶で「1人、1人へのありがとう」と感謝の
         メッセセージが伝わり大変良かった
   ・記念撮影:全員参加(写真撮影時のみマスク外し)でリモート参加者もスクリーンに
         投影1枚におさまった写真が撮影でき良かった
   ・今回初めてハイブリッド形式を開催したが成功したと考えてよい
   ・今後の課題ではあるが、ハイブリットの採用も継続する必要があるのでは無いか?
   ・長寿のお祝いなどリモート参加者と各年代が繋がり1人、1人の思いが繋がった
   ・役員が一致団結し、モチベーションが上がり良かった
   ・会場後方に、欠席者やご逝去者のご家族からの返信葉書を置き参加者が拝見出来て
    良かった

    ※6回生松永氏が本校への図書他寄贈に関して
     本校校長先生より御礼贈呈が行われ松永氏から授与のご挨拶があった

4.今後のスケジュール
   ・東京柏葉会幹事(理事)会開催:第30回総会振り返り、10月開催?かリアルか?
     10月末か11月上旬で再調整 ⇒10/27(木)19:30〜 リモート開催 (川口幹事長)
   ・東京柏葉会役員会開催:11月中旬頃
      7/1設立30周年記念大会開催の協議開始(川口幹事長、事務局)
      東京柏葉会賞募集準備(12月~)
      次回役員会は、コロナ感染ピークオフを見極めて忘年会兼?
      キックオフもあり、リアル集まりも視野に入れ検討
       ※年内に次回第31回開催(設立30年記念大会)の会場決定の協議をする
        (仮予約のリーガロイヤルホテルは、181日前からキャンセル料発生)

5.『東京柏葉会 設立30周年記念誌(仮称)』の作成について・・・ご協力者募集
   
【設立30周年記念誌委員会を設立】
  
①委員会は内容(ドラフト)、完成目標などの方針を協議する中核メンバー(数名)で
   立ち上げる。 メンバーは自薦他薦とし、「委員会」として委員長を決める
   公式に参加者を募集し、委員会への参画を呼びかける。
   次回幹事会開催案内といっしょに案内。
  ②中核メンバーを中心に進め方や協力メンバーの増員計画を得る
  ③「委員会設立とメンバー募集」は池田会長にて計画のドラフトを起案し、役員会、
   幹事長で報告・承認を得る
    ・作成目的(案):これまでの歩みを振り返り会員同士のつながりを深耕し、
             会への関心を高める
    ・完成目標:今後検討、タイムスケジュールを決めて協議開始
    ・記念誌委員会メンバー(テーマ別実行メンバー):
                     募集・決定し、本人合意の役割分担を決める
    ・主な案:寄稿文、母校情報、写真、広告他  ※若手のアイディアも取り入れる
     ※池田会長:期待値としては本年度(来年3月末)完成を目処に活動お願いしたい

6.役員・年次幹事(理事)候補者について
  
※まずは、年次幹事としてできるレベル・頻度での活動を前提に参加要請を行っていく
  ※現時点の年次幹事の見直し必要内容の確認(本人要望など)を行う

7.その他連絡事項
  
・佐世保北高北星会:9月3日(土) @新宿ハイアットリージェンシーホテルの報告
       ⇒池田会長・大滝副会長出席、100名弱参加、飲食アルコールあり、福引なし
  ・東京柏葉会ゴルフコンペ:10月12日(水)開催、ゴルフ場変更
  ・大村高校:10月15日(土)開催予定(来賓者無し)
  ・福岡柏葉会:10月29日(土)開催予定(池田会長 参加予定)
  ・佐世保西高在京同窓会:10月30日(日)開催予定(来賓者無し)
  ・東京佐世保会:11月16日(水)開催予定
  ・長崎県人会:12月11日(日) @東京プリンスホテル

                                  以上

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