2018年6月14日 東京柏葉会理事会議事録
日時  :2018年6月14日(木) 18:30~20:00
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席:浦松会長、他全35名
配布資料:①理事会議題、②懇親会出席者、欠席者名簿③役員改選・推薦の件、
              ④総会・懇親会進行表
-----------------------------------------------------------------------
1.役員任期満了による新役員選出に関して
  別紙「役員改選・推薦の件」に従って説明 浦松会長
   1)主な改選内容
   ・会長    :池田(21回生) 現副会長
   ・副会長     :緒方(26回生) 新任  
           山村(31回生) 現幹事長
   ・幹事長   :川口(33回生) 現副幹事長
   ・副幹事長  :中尾(40回生) 新任
           山村(紀)(41回生) 新任
  ・顧問   :浦松(17回生)現会長
    2)退任
  ・監事   :天羽(21回生)
  ・参与   :山崎(9回生)
      上記は理事会にて総会への推薦が承認された
      30日の総会で正式に確定し7/1から施行となる   
2.懇親会出席者、欠席者確認 金氏(25回生)
  名簿は6/11(月)現在
  例年は締切り後100通程度のハガキが到着する
      内、出席は3割程度
  昨年と比較すると若干少ない
   -> 出欠連絡のない方で出席の可能性がある会員に声をかけてもらいたい
3.進行表の確認と当日の確認 山村(31回生)
  主な確認事項
  1)事前打合せ
           19日(火) 18時からグランドパレスでホテルとの打合せ
     2階のウェディングサロン横
  2)総会・懇親会
   a)準備作業他
    ・平(23回生) 音響確認
     校歌、応援歌のCDは金氏持参
    ・バザー設営 18回生
    ・景品準備 中山(37回生) + 38回生
    ・来賓受付 山崎(9回生)、岩崎(12回生)
    ・七夕設営 中尾(40回生) + 41回生
    ・ふるさと回帰センターブース:昨年と同じ、回帰センターから参加
   b)総会
    ・浦松会長は司会ではなく議事進行
    ・⑥会則変更:会則の印刷物は準備せず口頭のみで行う
    ・⑦新体制紹介で新会長挨拶
    ・全体で15~20分程度の見込み
   c)講演会
             ・講師の永山さんは9:30に会場に来てもらう 
                 相良(28回生)から連絡
            ・講演会出席は100名程度の見込み、椅子は120~30席用意する
            ・講演会の写真撮影は役員・理事が行う
            ・講演会のビデオ撮影の件を検討する 山村(31回生)
          d)懇親会
            ・遅刻者の受付対応 28回生2名
            ・黙とうの際、名前の読み上げはしない
            ・新体制の説明:池田(21回生)、3分程度
                 手の空いている役員は壇上へあがる、紹介はしない
            ・柏葉会本部:馬郡さんと南校校長:下釜さんは挨拶されるので招待者の
                  紹介には含めない 濱本(28回生)
              ・大学生紹介:大学生には大滝(31回生)が説明する
            ・写真撮影サポート 28回生2名
            ・集合写真撮影のため演壇前を広くする
            ・回生テーブルの写真撮影は役員、理事で行う
            ・故郷納税のお礼と案内:佐世保市政報告 伏原(39回生)
            ・福引:景品提供者の紹介などもあり25~30分程度かかる
                開始時間を早める
              昨年、福引関係の写真が少なかったので、今年は増やす
            ・バザーの案内:食事中に案内する、売行き状況により追加で案内する
            ・賛助金:八並(31回生)、大場(31回生)と大学生で担当
                 支払いのお礼のシール、昨年と同じものを準備する 中尾(40回生)
            ・応援団:山口(25回生)の参加確認、学ランも準備
            ・引継ぎは19回生、29回生、39回生だが今のところ29回生の出席者は居ない
            ・閉会挨拶:平(23回生)、4,5分程度
              歌(ymca)の際にダンス数名希望
            ・集合写真:脚立を準備する
              ・片付け:有志で対応
             ・二次会:23回生、31回生、37回生は合流する
4.持ち込み飲料
   ・ウイスキー:12本
   ・壱岐ゴールド:福引用は別に12本確保する、合わせて24本
   ・佐世保市からのお祝い品:日本酒3本で交渉する
5.その他
   ・長寿の祝い:現在17名、これ以上は増えない見込み 福田(9回生)
                         準備の都合があるので22(金)で締切る  
          予算は10万円なのでオーバーしてしまうが例年に近いお祝いを準備する
           花束と徽章は例年通り
    ・招待者の名前は確定次第、金氏から濱本(28回生)へメール
  ・バザー:提供のお願い、余ると処理が大変なので極力売り切る
      ・佐世保市の袋:懇親会出席者数を一週間前に金氏から伏原(39回生)へ連絡
    ・食事とドリンクのメニューリストを用意する 中尾(40回生)
      ・広告協賛費:昨年を上回る広告が集まっている
  ・プログラムのつぶやき:募集中
    ・名刺を作成する人は中尾(40回生)へ、100枚で千円程度
                                   以上

First  1  Last