東京柏葉会　2023年10月度　役員会議事録

                                                                     　　　　　　（議事録作成）事務局/緒方

日時：2023年10月26日(木) 19:00～20:30
場所：長崎県人クラブ4階会議室 住所：新宿区四谷1-10-2） ※オンライン併用　
出席（敬称略）：平、川口、大滝、古川、八並、中尾、前山、伊原、中山、萩坂、緒方
議題※司会進行：川口幹事長

１．平会長より開会挨拶
　　10/12事前協議での結果を踏まえ、各自仕事も考えもそれぞれあり議論も必要だが、
　　ボランティアの仲間であり仲良く家族のように『家族愛』をもって今後の役員会を運営して
      いきたい
　　アジェンダに沿って、分科会でやるべきこと、重要なことは最優先して順不同になるが
      協議・承認してほしい

２．総会・懇親会懸案事項
　　①出欠集計管理、受付、会費徴収(賛助金振込)　
            ⇒検討課題(入出金管理を含めてデジタル対応検討)
　　　      今後D Xを検討してほしい(大滝)→E-VEなど分科会で継続協議（日程調整：萩坂）
　　②食事(配膳方式)　⇒検討課題(会費の値上げも想定し、総合判断必要)
　　　　　　　　　　　　先行してホテル側との協議必要
　　③バザー　⇒検討課題(担当幹事回生の負担大、売れ残った商品の保管管理も問題)
　　　　　　今後バザーは実施しない方向で考える（分量を集める必要、手間の軽減のため）
　　　　　　売れ残りの保管管理→ネット、リサイクルで売り切る(緒方)
　　④福引　⇒検討課題(継続するが改善余地大、デジタル対応検討)
　　⑤事後の礼状発送　⇒検討課題(役員の負担軽減のため業務の見直し、役員会でも継続審議)
　　⑥役員負担軽減のため、アウトソーシングも検討
　　　　今までのやり方と比較対象を提出(中山副会長に調査依頼) ※大滝も協力
　　　　現実的には費用など考慮すると厳しい、検討課題
　　⑦来年度回生幹事へのアプローチについて
　　　来年度は末尾に２のつく回生が担当回生幹事でアプローチ、コンタクトするためにも、
　　　協力依頼項目をはっきりさせる必要がある
　　　来年2月の新年会でキックオフ、担当回生幹事に出席を働きかけ
　　　各担当回生幹事の負担を軽減した上で、分担を依頼（継続審議）

３．来年度の会場について
　　・リーガロイヤルホテル東京仮予約：２０２３年６月２９日(土)
　　　※運営方法が分かっているのでやり易い
　　・リーガロイヤルホテル東京には、年内に条件変更した複数の見積を依頼
　　・他会場では、講演会もあるので1万円を切るような会場探しは困難
　　・ワールドプランニングを通して交渉した方が有利な条件は引き出せるかもしれない
　　・着席、ビュッフェなどコスト、メリットが出るような交渉をする
         (事前に平会長が池田顧問に相談)

４．事務局からの提案事項について協議・決済
        ・・・【提案内容について概ね承認、分科会で継続審議】
　　①東京柏葉会 役員会の今後の課題について（事前協議内容を基に協議）
　　②役員会の運営の、より良い有り方について（「役員会の『役割／業務分担一覧』作成)
　　　　記入済の5名の役員（緒方・大滝・中尾・池田・今村）以外にも、現在担っている
     　   役割/業務を記入依頼　　※エクセル一覧表別添
　　③ネットワークの再編（特に若手である40回生以降）について
　　　　萩坂(51回生)を中心にネットワークの再編の提案（若手の座談会開催予定）
　　　　地元の繋がり、ライトな形でLINEを共有しここに役員が絡む形にする
　　　　若手の即総会出席は困難であるが、まず横の繋がりを（同級生LINE）持たせる
　　④総会・懇親会のDX化について
　　　　分科会で継続審議
　　⑤分科会（スモールミーティング）の設置のご相談について
　　　　分科会について細かい項目は不要であるが議事録は残す、ホームページにはアップしない
　　　　テーマを決めて自由参加（有志のみ）、事務局としては月２回開催を予定
　　⑥その他
　　　　・佐世保のタウン誌の広告出稿の件（佐世保地区の高校を募り、各校の関東での
　　　　　同窓会組織を案内して、新卒者を効果的に囲い込んではどうか？）
　　　　　現在、各高校取りまとめて東京佐世保事務所として掲載していただけないか、関係者と
　　　　　事前協議中
　　　　　　→今後の検討課題とし事務局で協議
　　　　・事務局専用の携帯電話新規契約の件（現状は緒方さんの私用携帯を使用）
　　　　　　→緒方個人ではなく会の携帯電話は、契約上の問題もあり大滝が費用など調査して
　　　　　　　報告
　　　　・会則の一部変更の件（営業・宗教活動の禁止等）
　　　　　　→現在進行系であれば平会長に個別に相談しすぐに対応必要
　　　　　　→個別の事案に対応できないケースがあれば、役員会・幹事会で審議し7月の総会で
　　　　　　　承認

５．提案事項協議
　　　①メーリングリストについて確認(office-board@hakuyou-tyo.jp他)
　　　　 BCCはお互いにやり取りする
　　　②役員会、幹事会の議事録作成について　
　　　　 簡素化してメモ程度にする
　　　　 A Iを使用してみたがメリット、デメリットが分かり不十分
　　　　 書記として副幹事長、事務局が輪番制にして幹事チーム、事務局チームで引き継ぐことを
　　　　伝え、会長・幹事長の最終チェックで完了としたい※内容はアジェンダに補足する程度
　　　③ホームページ担当者の引継ぎ　→池田顧問と現状をヒヤリングして対応（事務局萩坂）
　　　④県人クラブへの賛助金支払について→来年５月更新のためメリット・デメリットを要調査

６．役員会・幹事会開催のスケジュールについて(2024年1月～総会まで)

　　【2024年の予定】
　　　１月役員会、２月幹事会（新年会）、３月から６月役員会は月1回（月２回もあり）
　　　幹事会は適宜開催しリアルが基本、役員会はリアルかオンラインかは状況で判断

７．東京柏葉会賞の準備について
　　　12/1募集開始するためにチラシ・ポスター作成し11月中旬には本校へ案内、
        予算は例年並み（事務局）

８．その他連絡事項
　　 ・次回役員会(忘年会開催)：12月　7日(木) ※調整アプリで後日決定、
      ・東京佐世保会：11/15(水)、長崎県人会総会：12/13(水)、10/28(土)福岡柏葉会、
　　　南校修学旅行(山陰地方で決定)   

以上