2022318日 東京柏葉会理事会議事録

                         記録:2022318日(緒方)
日時  :2022318日(火) 19:00-21:00
場所  :リーガロイヤルホテル 2階「アイリス」 (一部zoomによるオンライン会議)
出席  :(会場参加)山崎(9回生)、松本、今村、杉崎、関口、長野、池田、平、山口、
          毛利、大滝、川口、中山、伏原、中尾、緒方(敬称略) 16名
    (リモート参加)前山、山口(20回生)、濱本、八並、芹川、古川 (敬称略) 6名

配布資料:アジェンダ、東京柏葉会賞報告資料、令和4年度収支(予算ABプラン)、
     東京柏葉会会則の一部変更に関する提案(2022年改訂案)
     懇親会65歳以上出席者の割合資料

1.池田会長より開会挨拶
  日程を2/18から3/18に延期し、理事会・懇親会開催の予定がコロナ感染拡大から飲食なし
  でリアルとオンラインでの理事会だけになりました。7/2総会・懇親会開催について最終の
  判断を今月末までに決める必要があり課題も多いが、開催するか否か率直に意見をお聞かせ
  いただき協議して欲しい。

2.東京柏葉会賞の表彰結果について(事務局)
  2月28日、本校校長室にて馬郡会長代行で東京柏葉会賞授与式を行い、邦楽部は特別賞、
  団体は水泳部、男子バレー部、女子バスケットボール部、個人は将棋他6名に賞状、賞金を
  授与でき、柏葉会への入会式も無事に執り行われました。

3.会計予算報告(大滝副会長)
   東京柏葉会本体と柏葉会賞の一本化の提案⇨理事会参加者全員承認、一本化で検討。
   予算案Aプラン(例年通り総会・懇親会開催)、Bプラン((総会・懇親会延期)を説明。

4.会則変更の提案と審議
  ①理事の役職名称変更
   ・理事という呼称を年次幹事(現時点、仮称)とする。
    理事会参加者全員にて承認し、「年次幹事」への変更を総会へ提案する。 
   ・本会議の決定事項を各年次会員に周知させるという役目をよりわかりやすく規定し、
    会長からの委嘱を受けやすくするものである。
  ②賛助金と本会計の一本化
   ・会則での制約もなく、会計処理の負担軽減と今後の本会計収入の予算を補う為に
    賛助金との一本化を検討する。 全員一致で賛成。
  ③事務局長を実務面でご協力いただいく方を、副事務局長として会則に組み入れる。
   ・人数は、若干名で事務局長の補佐役として設置する
  ④第10条「幹事長」の会務を「理事会の運営の統括」から「幹事会を主宰し、その運営を
   統括する」と変更し、幹事会の主宰者を明確にする。
  ⑤第14条に定める「顧問」「参与」に対する規定を見直し、顧問と参与の選任と役目を
   明確化する。
  ⑥第16条総会→幹事会の承認を得て臨時総会を開くことが出来る割合は、出席者の過半数の
   賛成を必要とするなど条件を明確にする。

5.第30回総会・懇親会に向けた協議(20217月2日(土)開催予定)
  ①総会&懇親会の開催可能性に関する意見交換(今後の社会情勢含め)

<開催賛成意見>
 ・ホール500名の広さで200〜300名参加 アルコール有り、感染対策して食事、マスク会食
 ・200名以下の参加者では会計が赤字になる
 ・例年通り開催しアルコール無しにすれば会費は安くなる
 ・マスク対応、手袋など感染対策してビュッフェ形式、会席弁当、などホテル側と協議して
  開催
 ・食事なしで総会だけでも開催して欲しい
 ・総会だけでは30分で終わるので講演会、イベント的な物を足して開催

<開催反対意見>
 ・卒業、入学、GWなど人の移動が増え感染者拡大したりすると、準備しても参加者は激減する
 ・もしも感染者がでた場合の風評被害は絶大である
 ・事務局の負担が大きすぎる
 ・フルスペックでやると(バザー、講演会含む)いろんな意味で準備に不安

<他の意見>
 ・やり方を考えて開催に向けて決めて欲しい
 ・総会を含めて懇親会をやるべきだがどうしたらいいか、3年開催しない東京柏葉会を
  忘れられてしまうし、会の存在意義が無い事になるので何らかの方法でやるべきではないか
 ・参加するほとんどが過去のデータから高齢の方が70%なので、ご本人よりご家族の不安も
  あり難しい問題
 ・東京柏葉会そのものの役割、「集まって顔合わせし楽しみましょう」の意味から今年やめる
  と高齢になり、今後出たくても出られなくなる方もいらっしゃるので会費を下げ、弁当、
  アルコール抜きなど、どうしたら開催できるか協議して欲しい
 ・来年できる保障もないので条件をクリアしたうえで今年やらなければ来年もやれないと思う
 ・6波のピーク過ぎて今の状況を考えてやり方を縮小し総会プラス催し物を考える
 ・短時間、来賓・バザー無し、福引きの有無も考慮してシンプルな総会プラスαの会

 ②総会&懇親会開催可能か最終判断(方向の決定)

【各理事の意見】
 ・例年通り開催希望
 ・中止、基本的にリスクを誰が負うか、開催するとリスクがあることは避けられない
 ・簡素な総会は必要、飲食無し、何か催し物を考える
 ・反対、リスクが高すぎる、もし開催するならコンパクトな総会にする(飲食無し)
 ・基本的には反対、お弁当の持ち帰り、2~3年空くと気持ちがはなれるので細々と続けて
  欲しい、高齢者は段々と参加できなくなるので何らかの形で続けたい
 ・どうしたら開催できるか、30周年記念もあり開催して欲しい
 
  (今年も冊子送付、総会終了後30周年記念誌発刊希望)
 ・3年間開催ないので会食なしなど簡素化した講演、コンサート、などどういう形であれ
      総会は
開催して欲しい 
 ・今年までは開催延期、来年以降盛大に開催してやる
 ・何とか方法を考えて開催して欲しい
 ・開催はして欲しいが今の状況では難しい、来年は薬などできる可能性もあり開催できる
     のではないか
 ・フルスペック、300名参加は非常識、出来る時にできることをやる、例えば会場を狭く
     してzoom参加、何か柏葉会で佐世保と同じ共通のコミュニケーションをとるなど
 ・開催は見送る、同窓会はみんなが集まってやるので会えばどうしても話したくなり、
     リスクがある
   ・
寄せ書きなど集めて渡すなど方法を考える
 ・今の状況で東京は30%病床使用率、政府として経済を動かす、まん延防止解除など
  打ち出し
ているが7月は増えてくるのではないかと懸念している。
  何らかの形で総会は開催したほうがいい
 ・総会を中心として7月2日小規模開催、様子見をしていいのではないか
 ・フルスペックは無理、簡素な総会、ホテルのコスト、部屋の変更、デイスタンスをとる、
  短時間など

 検討すべきことがある

 a)全体を開催する場合の方式案と懸念事項の整理
   (第6波・WITHコロナへの対応、収容人数、飲食有無他)
   ・まん延防止解除後(3/21まで)、屋外では声を出して応援することも今後検討される
    ただし屋内は4名以下2時間の制限がある、7月の状況はどうなっているか?
    ワクチンパスポート、3回目のワクチン接種条件で緩和されるかもしれないが不透明
   ・参加者全員がP C R検査(陰性)、抗体検査(陰性)実施で飲食できるが現実的ではない

 b)全体を開催不可と判断した場合の課題とやるべきこと
    ※会場のキャンセル料発生の問題、ホテル側との交渉、会員への延期案内など

 c)懇親会を開催せず、総会のみで開催するのか協議・判断
    (方式:リアル・オンライン 議案:役員改選。会則改正、その他の承認事項)
    ※会場の縮小、飲食の有無、総会開催の方法(リアル、リモート)、ホテル側交渉など

 【理事会でのご意見を踏まえ、再度役員会(3/24)にて協議する事に理事全員ご承認】 

 ③冊子(リーフレット)発行について
   開催有無により発行の時期、内容を決める
   寄稿文依頼(推薦者案)、寄せ書き、お手紙リレーなど

 ④その他
   伏原(39回生)佐世保東京事務所長が佐世保へ転勤ご挨拶
   東京柏葉会より感謝品贈呈、記念撮影実施

6.その他連絡事項
    次回役員会:324() 19時よりリモート会議

    以上

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