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１．池田会長より開会挨拶
総会開催まで１０日余りになりました。ホテルとの打合せ結果の報告、課題整理を中心に
当日の詳細など確認し、本番に向け準備の方宜しくお願い申し上げます。
２．２０２３年度総会 出欠状況速報（事務局）
本日現在、出席者 来賓：２２名・出席者：１５３名（合計１７５名）、欠席者：２５７名
３．設立３０周年記念（２０２３年） 総会・懇親会開催に向け協議
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◆協議済み事項（メモ） 説明・協議不要
①日程と会場について
・【日程】：２０２３年７月１日（土）
予約時間：朝から準備開始可能で１５：００撤収完了
・【会場】：リーガロイヤルホテル東京（予約済、３００人収容）
・【タイムスケジュール案】：
役員集合７：４５ 幹事集合８：４５
受付開始９：４５〜
総会１０：２０〜
講演会（休憩含む）１０：５０〜（講演時間５０分）
懇親会：１２：００〜１４：３０
②開催形式
・ハイブリッド形式：オンラインは会場風景をｚｏｏｍで見ることが
出来る程度
・コロナウィルス対策に配慮（Ｗｉｔｈコロナ、５類移行への対応）
・二次会開催は個別に開催（ホテル側との予算交渉結果不成立のため）
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①会場ホテルとの協議結果の周知事項
・会場レイアウト
受付レイアウトテーブル４本
受付付近または会場内に「七夕」コーナー（ミニテーブル設置）
会場内前面の壁沿いに吊り看板の設置
会場内にバザーコーナーと福引景品を並べるテーブル、佐世保ＰＲのコーナーテーブル設置
福引コーナー：景品を置くテーブル（下に景品を事前に隠しておく）
バザーコーナー：テーブル４台設置
佐世保ＰＲコーナー：佐世保市からの意向を確認し設置（テーブル１台）
総会時のレイアウト：ステージ横に役員控えイス１５席、ステージ上に演台・マイク設置
講演会時のレイアウト：基本は総会時と同じでイスは撤去
（ただし、長寿の祝い用に５個残す）
司会台の設置（総会、講演会、懇親会）、マイク設置
来賓控室・作業準備室：冷水サーバーの設置（ホテル依頼済）
・テーブル配置計画（今村）
円卓の配置（別紙参照）：１卓７人から１０人を予定、１９卓準備
・食事メニュー、飲み物、他
メニュー（別紙参照）：６種類食事、パンとバター、デザート、コーヒーｏｒ紅茶
ドリンク（飲み放題）：ビール、ワイン、オレンジジュース、烏龍茶、プラス持ち込み焼酎
※焼酎は玄海酒造より２４本送付（内１２本は福引用、１２本は会場で開栓）
・確定した参加人数は、６月２８日１６時までにホテルへ連絡
・来賓手土産：ホテルに焼き菓子２２個依頼済
・事前送付：ホテルと前日事前持ち込みや荷物の確認時間調整済（今村、緒方、芹川）
・黒盆の借用２枚
・最後の集合写真撮影用脚立（６尺 中尾持参）
・プロジェクターは、東京柏葉会保管分を持ち込み（３，０００ルーメン）
・スクリーンはホテルの１５０インチ借用（価格は据え置き）
・Ｗｉ－Ｆｉ環境の確認（外部へｚｏｏｍ配信）：ＳＳＩＤはホテル掲示
・電源、マイク本数、音響関係確認（萩坂、杉原）
・当日来場者の駐車場の使用について：数台分は利用可能（無料）
・当日のタイムスケジュール、進行・式次第はホテルと情報共有済
②当日のタイムスケジュール・主な準備物の最終確認
※別紙のスケジュール・担当一覧、進行表参照
・総会時新任者は紹介実施
・総会プログラムは５００部印刷
・名札（名前、回生）の作成２枚、もう１枚は福引用（中尾）
・来賓のリボン確認：役員はピンクリボンのみ
・受付時配布資料（佐世保市東京事務所にビニール袋３００枚依頼済、佐世保市分も含む）
・長寿の祝い者のお名前と振り仮名一覧（今村）
・司会台本、タイムスケジュール更新（川口）
・会場募金活動：有志協力、若手からの呼びかけ、校章ステッカー準備（中尾）
③残る協議・確認事項
・福引協賛進捗報告：約５０本強集まる
・福引景品の一覧（別紙参照）：壇上抽選・授与７本⇒１０本が特別賞、残りは事前抽選
・当日持参、事前引き取り当日持参、ホテル到着品の内訳確認・説明
・福引の当日の進行対応等について（伊原）
※４１回生徳永さんと役員他有志（伊原、３６回生川口、らっ好さん）が協力
・バザー担当者支援の募集
※準備に際して当日の準備支援・指導していただける方：事務局緒方が支援
・会場準備応援（備品搬入作業、看板設置、会場設営、事前搬入品の荷ほどきなど）
※役員、年次幹事で対応する
・その他
※新役員紹介は第３部の懇親会にて行う
※ 講演者髙木様のＰＣ確認し、ＵＳＢｰＣが必要（萩坂へ連絡）
※乾杯のタイミングを１２時１５分にホテルに指示（川口）
４．２０２３年度スケジュール
・７月１５日（土）：柏葉会本部総会参加予定（池田会長、大滝副会長）
・【予定】 幹事会開催：２０２３年９月ごろ
※総会振り返り他
※来年の会場仮予約：２０２４年６月２９日（土）
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