2023年4月13日 東京柏葉会役員会議事録
                                                                          記録:2023年4月13日(緒方)

日時:2023年4月13日(木) 19:00〜20:30
場所:zoomによるオンライン会議
出席(敬称略):池田、川口、今村、前山、八並、古川、川口(36回生)、中尾、平、緒方
配布資料:アジェンダ、スケジュール担当一覧(案)、招待者候補、企業広告申込管理表、
     広告と福引商品の協賛実績、2023年7月以降の役員体制について

1.池田会長より開会挨拶
  総会・懇親会開催まで3ヶ月を切り目標を立て、担当を決めて皆様のご協力をお願いしたい。

設立30周年記念(2023年)総会・懇親会開催に向け協議
  ①日程と会場について
   【日程】:2023年7月1日(土)予約時間:朝から準備開始可能で15:00撤収完了
   【会場】:リーガロイヤルホテル東京(予約済、300人収容)
   【タイムスケジュール案】:役員集合7:45、総会10:20〜 
                講演会(休憩含む)10:50〜(講演時間50分)、
                懇親会:12:00〜14:30
    ※終了時間厳守で逆算してタイムスケジュールを組むようにする
    ※総会は、役員用の椅子を前方に準備、発表する役員のみが登壇し他の役員は檀の横に
     着席待機
    ※講演会終了後の休憩時間の確保などタイムスケジュールには各項目で時間記載が必要

   【受付開始時間】 9:45~ 

  ②開催形式
    ・ハイブリッド形式(リアルとオンライン併用)
    ・コロナウィルス対策に配慮(Withコロナ、5類移行への対応)
    ・二次会開催・・・会場確保済(池田)、価格は前回提示金額で要請中

  ③協議・確認事項(前回協議で決定した担当とスケジュールの再確認)
    ・責任幹事回生は〇1回生(他の回生も協力する) ※末尾に1のつく回生
     懇親会司会進行:31回生、
     バザー:21回生、福引:41回生(40回生中尾フォロー)
    ・講演会講師:31回生 髙木伸二様(プロフィール受領済)、
            講演時間は40〜50分(質疑含む)
    ・会費(10,000円):会計の手間を考慮し従来方式(個人番号事務局確認済)で集金
              ※本年度は一律1万円
               (但し、慣例で若手の減額と学生2,000円、小学生無料とする)
    ・料理:着座・卓盛り・配膳方式(メニューはホテルと事前協議)
       ※メニューサンプルをホテル側に出してもらい6月にホテル側と打ち合わせ予定
    ・長寿のお祝い(14回生):記念品準備(商品券 大滝、校章 緒方)
    ・来賓者人選:21名(別紙)・・・協議決議結果を受け、招待状案内を発送(事務局)
    ・開催案内状(5月17日発送):
         名簿・案内パンフ(A4表裏)・出欠ハガキ(目隠し)・振込用紙・封筒他 

      ※ホテルアクセスは同封せず案内パンフに印刷
      ※出欠ハガキ目隠しシール準備・記念誌同封の為角封筒準備(事務局)、
       振込用紙準備(会計大滝)

    ・総会プログラムコンテンツ
      ※掲載コンテンツは第29回(2019年開催)に準じた内容 
       学校長、本部馬郡会長に依頼済(池田) 全体集合写真無し(記念誌掲載の為)
       Go Go佐世保イベントスケジュール、東京でもGo Goイベントスケジュールは
       中尾さんに一任
       進学状況:掲載(池田受領済、ホームページより)
    ・広告、協賛募集:協賛企業、同窓会・名刺広告、役員、幹事に協力要請する
      ※広告原稿は最終5月末締め切り、6/20入稿締切
      ※企業への案内は4月末迄に郵送、第29回の協賛企業と広告リストを確認準備、
       5/20期限で申込案内(別紙)
       名刺広告も同様、福引に関しても年次幹事へ協力依頼
       回生の福引協賛(1万円)、企業広告は先行して募集。
       各年次幹事にはmailと郵送で依頼 
    ・会場で学生さんと募金集める(校章ステッカー準備、中尾)
    ・写真撮影:各テーブルで年次幹事が責任者になり撮影、全体集合写真他はプロに依頼
    ・企画推進支援者募集:各年次幹事に募集をお願いする

  ④その他改善要望・企画案などについて
    ・イベントは福引き、バザー等まず開催できることに専念し、それ以外のアトラクション
     は今後の検討課題
    ・各準備事項スケジュール目標は別紙
    ・キャッチフレーズ、スローガンの検討は中断・保留
    ・スクリーン、プロジェクターの利用は別途協議
    ・案内パンフには、東京柏葉会賞、賛助金募集、zoomのURL(萩坂氏に相談)も掲載
    ・潮見倉庫の状況確認、持ち出し計画(緒方、今村)
    ・校歌・応援歌CD準備(平)、応援団(山口、川口他)、
     31回生芹川さんの太鼓(ホテル側了解済)
    ・団旗貸出は学校へ依頼(池田)、七夕かざり準備(中尾)、懇親会司会原稿作成(川口)
    ・座席計画、佐世保事務所と配布物有・無確認(今村)
    ・看板搬入取りつけ:ホテル側と打ち合せ必要
    ・引き継ぎ式:当日の参加者で対応

役員改選についての告知(池田会長)
    
・本来、2年毎に実施すべきだった役員改選を2023年度に実施
     (現在の役員はコロナの影響もあり累計任期5年間)
    ・対象者は役員全員(重任、新任、退任、役職変更含む)
          ※別紙報告

4.会則変更について(池田)
    
※昨年の総会で会則変更を実施した際の変更漏れを追加

5.2023年度スケジュール
   【確定】 
総会・懇親会:7月1日(土)

   【予定】・役員会(オンライン):5月30日()、6月20日() 19:00~ 
         ※役員会前に2023年度総会・懇親会の準備スケジュールを共有
       ・
幹事会(オンライン):4月20日(木)、6月中旬
         ※4/20議題:東京柏葉会賞報告、
                 設立30周年記念誌発行概要報告(ページ構成)、
                2023年度総会・懇親会概要報告と協力お願い
       ・6月中旬:ホテル側との打ち合せ予定

その他連絡事項
   
・次回の記念誌委員会開催(オンライン):2023年4月26日(水)19:00〜
   ・次々回幹事会+案内状発送作業+懇親会:5月17日(水)に 
                       16:00〜(各自参加できる時間から)
     ※場所は四ツ谷県人クラブ1階大・小会議室

 以上